¿Cómo automatizar los procesos de la empresa con un ERP?

Respuesta breve

1. Haz una lista de las tareas repetitivas que más tiempo te quitan: reposición, facturación, informes.
2. Ordena cada proceso antes de tocarlo: quién hace qué y en qué orden.
3. Configura el ERP para que un documento parta del anterior y no haya que reescribir los datos.
4. Revisa una vez al mes qué tareas siguen consumiendo tiempo y mejora el proceso.
5. Documenta el proceso final en una hoja breve, para que cualquier persona nueva del equipo sepa seguirlo.

Contexto operativo

• Automatizar un proceso desordenado solo lo hace más rápido, no mejor.
• Cada proceso necesita una persona responsable y una definición clara de sus excepciones.
• Lo que más tiempo ahorra suele ser no volver a teclear el mismo dato en varios sitios.
• Los cambios se hacen de uno en uno, para poder medir qué funciona.
• Empieza por procesos que se repiten a diario y afectan a poco dinero: son los más fáciles de mejorar sin riesgo.
• Al enlazar documentos, cada uno hereda el número y los datos del anterior, lo que facilita seguir una operación de principio a fin.

Ejemplos prácticos

• Una venta: el pedido pasa a albarán, el albarán a factura y ninguno de los datos se vuelve a escribir.
• Una compra: el pedido se compara con la recepción y la factura del proveedor sin tocar ningún dato.
• Un cierre de mes: los informes financieros salen ya de los asientos contabilizados.
• Alta de un cliente nuevo: sus datos se introducen una sola vez y sirven después para presupuestos, albaranes y facturas.
• Por ejemplo, si tardas 10 minutos en facturar cada pedido y facturas 60 al mes, partir del albarán ya emitido te ahorra varias horas cada mes.

Errores frecuentes

• Querer automatizar un proceso que ni siquiera está definido.
• No prever excepciones y quedarse bloqueado con el primer caso raro.
• No revisar el resultado y arrastrar errores durante semanas.
• Añadir demasiados cambios a la vez y no saber cuál ha mejorado o empeorado el resultado.
• Cambiar el proceso durante el cierre de mes, cuando el equipo está más saturado y cualquier fallo se paga caro.

Cómo te ayuda 4softerp

• Conviertes un pedido de venta en albarán y luego en factura con los datos ya cargados.
• Recibes la mercancía contra el pedido de compra y cotejas la factura del proveedor sin volver a escribir líneas.
• Reutilizas las fichas de clientes, proveedores y artículos en todos los documentos, sin repetir su alta.
• Sacas los informes financieros del periodo directamente de los asientos que ya has contabilizado.