¿Cómo crear flujos de trabajo para los documentos en un ERP?

Respuesta breve

1. Define el punto de partida: un pedido confirmado, una recepción de mercancía o un cobro recibido.
2. Decide qué documento nace de cada paso: albarán, factura, pedido de compra.
3. Añade un paso de revisión cuando el importe supere un umbral que fijes.
4. Indica quién recibe cada documento: cliente, proveedor o tu asesor.
5. Prueba el flujo con un caso real pequeño y ajusta los pasos antes de aplicarlo a todos los pedidos.

Contexto operativo

• Un buen flujo documental deja claro quién hizo cada paso y cuándo.
• Los documentos de importe alto deberían revisarlos dos personas.
• Cada documento debe conservar la referencia del anterior para poder seguir el rastro.
• Guardar los documentos ordenados ahorra mucho tiempo ante una revisión.
• Numera los documentos de forma correlativa y sin saltos: así es fácil localizar cualquiera y detectar uno que falta.
• Decide qué documentos requieren la conformidad del cliente y cuáles basta con enviar.

Ejemplos prácticos

• Pedido online: se comprueba el stock, se prepara el albarán, se emite la factura y se envía al cliente.
• Factura de proveedor recibida: se cotejan pedido y recepción, la revisa un responsable y se programa el pago.
• Compra superior a 5.000 €: pasa por la revisión de la dirección antes de enviarse.
• Devolución de un cliente: se registra el albarán de devolución, se corrige el stock y se prepara la factura rectificativa.
• Por ejemplo, un pedido de 900 € sigue el circuito directo (albarán y factura), mientras que uno de 9.000 € pasa antes por la revisión de un responsable.

Errores frecuentes

• Diseñar un flujo sin revisión humana para documentos de importe alto.
• Enviar documentos sin una dirección de respuesta y dejar al cliente sin poder contestar.
• Archivar sin comprobar que el documento está completo.
• Cambiar el orden de los pasos sin avisar al equipo y dejar documentos a medias.
• No numerar los documentos con criterio y no notar que falta una factura hasta que la reclama el cliente.

Cómo te ayuda 4softerp

• Pasas del pedido al albarán y a la factura de venta sin reescribir los datos entre documentos.
• En compras enlazas pedido, entrada de mercancía y factura del proveedor para cotejarlos en el mismo circuito.
• Guardas cada documento con su referencia al anterior, de modo que desde una factura llegas al albarán y al pedido que la originaron.
• Emites la factura de venta con 4invoices y la envías a tu cliente desde la misma cuenta.