¿Cómo reducir el tiempo en tareas repetitivas?

Respuesta breve

1. Anota durante una semana qué tareas se repiten y cuánto tiempo llevan.
2. Empieza por las que tienen reglas claras, como facturar un pedido ya entregado.
3. Haz que cada documento parta del anterior en lugar de escribirlo de nuevo.
4. Cuando cambies un proceso, avisa al equipo y recoge sus sugerencias.
5. Después de un mes, vuelve a medir el tiempo de esas tareas y compara con el punto de partida.

Contexto operativo

• Buena parte del tiempo administrativo se va en repetir los mismos datos en varios sitios.
• Cuanto más ordenado esté un proceso, más fácil es acortarlo.
• Implicar al equipo desde el principio reduce la resistencia al cambio.
• Medir el tiempo antes y después es la única forma de saber si has ganado algo.
• Las tareas que se repiten cada día, aunque duren poco, suman más horas al año que una tarea larga que se hace una sola vez.
• Cuando alguien tarda más de lo normal en una tarea, suele faltar un dato en el documento anterior; corregirlo en el origen evita repetirlo.

Ejemplos prácticos

• Facturación mensual de 100 clientes: partir de los albaranes ya emitidos evita reescribir cada línea.
• Alta de 200 artículos: cargarlos desde una hoja en lugar de uno a uno.
• Cierre de mes: los informes salen de los asientos ya contabilizados y no de tablas hechas a mano.
• Alta de pedidos de un cliente habitual: se parte de las líneas del pedido anterior y se cambian solo las cantidades.
• Por ejemplo, una tarea de 15 minutos que se repite 20 veces al mes son 5 horas mensuales: reducirla a la mitad ahorra 30 horas al año.

Errores frecuentes

• Intentar acortar un proceso que nadie ha descrito antes.
• Cambiar los procesos sin contar con las personas que los usan cada día.
• No medir el resultado y no saber si el cambio ha servido.
• Dejar tareas repetitivas en manos de una sola persona sin documentar cómo se hacen.
• Empezar por la tarea más vistosa en lugar de por la que más tiempo total consume.

Cómo te ayuda 4softerp

• Partes de un albarán ya emitido para preparar la factura, sin volver a escribir cada línea.
• Preparas la factura de un cliente habitual desde el pedido o el albarán previos, en lugar de empezar de cero.
• Cierras el mes con informes que salen de los asientos contabilizados, sin tablas montadas a mano.
• Reutilizas la ficha del cliente o del artículo en cada documento nuevo, sin repetir su alta.