¿Cómo controlar los pagos y cobros en un ERP?

Respuesta breve

1. Importa el extracto del banco y revisa cada movimiento con sus facturas.
2. Asigna cada cobro y cada pago a la factura correcta.
3. Consulta el saldo de cada cliente y de cada proveedor.
4. Repasa los vencimientos de las próximas semanas para planificar la tesorería.
5. Al terminar la conciliación, anota las diferencias pendientes con su causa y su fecha prevista de resolución.

Contexto operativo

• Conciliar el banco cada mes evita que las diferencias se acumulen hasta el cierre.
• Un cobro asignado a la factura equivocada deja saldos falsos en dos clientes.
• Las facturas vencidas hay que reclamarlas cuanto antes: cuanto más tiempo pasa, más difícil se cobran.
• Con los vencimientos de cobros y pagos puedes prever la tesorería de las próximas semanas.
• El extracto se importa de forma manual en MT940, CAMT.053 o CSV: conviene hacerlo con una frecuencia fija, por ejemplo cada semana.
• Las comisiones bancarias y los intereses no tienen factura de cliente ni de proveedor: se registran con su propio asiento para que el saldo cuadre.

Ejemplos prácticos

• Cliente con 5 facturas pendientes por un total de 8.300 €: preparas el detalle antes de llamarle.
• Extracto bancario con 30 movimientos: los importas y asignas cada uno a su factura en pocos minutos.
• Previsión a 30 días: cobros esperados de 22.000 € y pagos de 17.500 €, con un saldo previsto de 4.500 €.
• Fin de mes: se concilia el banco y aparecen dos cobros de 500 € asignados a la misma factura; se corrige antes del cierre.
• Por ejemplo, el saldo del banco es de 12.400 € y el del ERP de 12.150 €: la diferencia de 250 € era una comisión trimestral sin registrar.

Errores frecuentes

• Aplicar los cobros a facturas equivocadas y arrastrar saldos erróneos.
• No conciliar el banco cada mes y descubrir las diferencias en el cierre.
• Dejar que las facturas vencidas se acumulen sin reclamarlas.
• Pagar una factura de proveedor por segunda vez porque el primer pago no se registró a tiempo.
• Importar dos veces el mismo extracto y duplicar cobros, con saldos de clientes negativos que nadie entiende.

Cómo te ayuda 4softerp

• Importas de forma manual el extracto en MT940, CAMT.053 o CSV y revisas cada línea antes de asignarla.
• Asignas cada cobro a su factura de venta y cada pago a su factura de compra, y el saldo del cliente o del proveedor se actualiza.
• Consultas los vencimientos de facturas de venta y de compra para preparar la tesorería de las próximas semanas.
• Registras comisiones e intereses del banco como asientos contables y el saldo del ERP se acerca al del extracto.