¿Cómo generar informes financieros con un ERP?

Respuesta breve

1. Elige el informe que necesitas: balance de sumas y saldos, cuenta de resultados o balance de situación.
2. Indica el periodo y el nivel de detalle: cuentas de detalle o agrupadas.
3. Genera el informe a partir de los asientos ya contabilizados.
4. Revisa las cifras más llamativas hasta llegar a los asientos que las componen.
5. Guarda una copia del informe con su fecha de generación, para poder explicar más tarde con qué datos se hizo.

Contexto operativo

• Un informe es tan fiable como los asientos que lo alimentan: si la contabilidad está al día, el informe también.
• El balance de sumas y saldos es la primera comprobación que hace tu asesor.
• Conviene mirar los resultados por devengo y no solo por cobros y pagos.
• En un grupo de empresas hay que eliminar las operaciones entre sociedades para ver la cifra real.
• Antes de generar el informe, comprueba que todos los documentos del periodo están contabilizados; si falta alguno, la cifra saldrá incompleta.
• El balance de situación muestra qué tienes y qué debes en una fecha; la cuenta de resultados, cuánto has ganado o perdido en un periodo.

Ejemplos prácticos

• Cierre mensual: sacas la cuenta de resultados y ves el margen bruto por línea de producto.
• Balance de sumas y saldos para tu asesor a final de trimestre, sin pasar datos de un programa a otro.
• Grupo de tres sociedades: resultado conjunto tras eliminar unas ventas internas de 40.000 €.
• Reunión con el banco: se prepara el estado financiero del ejercicio y se puede explicar cada cifra hasta llegar a los asientos.
• Por ejemplo, con unos ingresos de 85.000 € y unos gastos de 71.000 €, la cuenta de resultados muestra 14.000 € de beneficio antes de impuestos.

Errores frecuentes

• Sacar los informes de un programa y trabajarlos en otro, con datos que ya no coinciden.
• Mirar solo lo cobrado y pagado, lo que distorsiona la rentabilidad real.
• Presentar cifras sin poder explicar de dónde salen.
• Cerrar el mes sin revisar antes el balance de sumas y saldos y descubrir errores después.
• Generar el informe antes de contabilizar las facturas del último día del mes y presentar un resultado que luego hay que corregir.

Cómo te ayuda 4softerp

• Generas el balance de sumas y saldos del periodo que elijas directamente desde los asientos contabilizados.
• Sacas la cuenta de resultados y el balance de situación de cada sociedad sin salir de tu cuenta.
• Consolidas varias sociedades del grupo y eliminas las operaciones entre ellas para ver la cifra conjunta.
• Usas el plan de cuentas de grupo para que una misma cuenta signifique lo mismo en todas las sociedades.