¿Cómo evitar errores en los documentos de compra?

Respuesta breve

1. Coteja siempre tres documentos: el pedido, la recepción y la factura del proveedor.
2. Revisa los datos del proveedor: NIF, dirección, IBAN y condiciones de pago.
3. Fija un importe a partir del cual una segunda persona debe aprobar el pedido.
4. Repasa cada semana las incidencias para detectar patrones.
5. Archiva la reclamación y la respuesta del proveedor junto a la factura hasta que el abono esté registrado.

Contexto operativo

• Una factura con datos erróneos del proveedor puede acarrear problemas al contabilizarla.
• Cuando la cantidad facturada no coincide con la recibida, lo correcto es reclamar un abono.
• Un pedido aprobado por escrito evita compras que nadie ha autorizado.
• Los documentos de compra se guardan ordenados y accesibles por si hay que consultarlos.
• Comprueba el tipo de IVA y el desglose de la factura del proveedor antes de contabilizarla; un error de tipo se arrastra a todos los informes.
• Registra cada factura con su fecha de recepción y su vencimiento, para pagar a tiempo sin adelantarte.

Ejemplos prácticos

• Factura con un NIF de proveedor equivocado: se detecta al revisarla y se pide su corrección.
• Se facturan 105 unidades y se recibieron 100: se reclama un abono por 5 unidades.
• Pedido superior a 4.000 €: necesita la aprobación de un responsable antes de salir.
• Factura duplicada por 3.250 €: al cotejarla con las recepciones se ve que ya estaba registrada y se evita pagarla dos veces.
• Por ejemplo, una factura de 1.210 € con el IVA mal desglosado se detecta al cotejarla y se pide al proveedor una factura corregida.

Errores frecuentes

• Contabilizar la factura sin cotejarla con el pedido y la recepción.
• Aprobar los pedidos de palabra y no dejar constancia.
• Guardar los documentos en carpetas locales de un solo ordenador.
• Aceptar facturas sin referencia al pedido, lo que dificulta el cotejo después.
• Contabilizar una factura sin fecha de vencimiento y olvidarla hasta que llega la reclamación del proveedor.

Cómo te ayuda 4softerp

• Cotejas el pedido de compra, la entrada de mercancía y la factura del proveedor en el mismo circuito.
• Contabilizas cada factura de compra y su asiento queda ligado al documento original.
• Usas un plan de cuentas de grupo para que todas las sociedades registren las compras con los mismos criterios.
• Consultas el histórico de facturas y pedidos de cada proveedor para localizar facturas duplicadas.