¿Cómo gestionar los pedidos a proveedores en un ERP?

Respuesta breve

1. Crea el pedido de compra: elige proveedor, artículos, cantidades, precio y fecha de entrega esperada.
2. Envía el pedido al proveedor y guarda su confirmación.
3. Al llegar la mercancía, registra la recepción contra el pedido, anotando lo que realmente entra.
4. Cuando llega la factura, compárala con el pedido y la recepción antes de contabilizarla.
5. Archiva junto al pedido la confirmación del proveedor y el albarán que acompaña la entrega.

Contexto operativo

• Pedido, recepción y factura son tres documentos distintos: cuando coinciden, la compra está limpia.
• Las entregas parciales son habituales; el pedido debe mostrar qué cantidad queda pendiente.
• Un pedido por escrito evita discusiones sobre precio y plazo.
• El histórico por proveedor sirve para negociar: cumplimiento de plazos, incidencias y precios.
• Antes de contabilizar una factura de proveedor, comprueba que existen el pedido y la recepción y que las cantidades coinciden.
• Cuando un proveedor entrega de menos, el pedido se deja abierto por la cantidad pendiente y se reclama o se cancela por escrito el resto.

Ejemplos prácticos

• Pedido de 300 unidades a 4,20 € cada una: llegan 280 y el pedido queda con 20 pendientes de recibir.
• Factura del proveedor con un precio de 4,50 € frente a los 4,20 € pactados: la diferencia se detecta antes de pagar.
• Tres proveedores para el mismo artículo: comparas sus precios y plazos en los pedidos anteriores.
• Compra recurrente de embalajes por 1.800 € al mes: se prepara con las mismas líneas del mes anterior y solo se ajustan las cantidades.
• Por ejemplo, pides 500 unidades a 2,10 € (1.050 €), recibes 450 y el proveedor factura 1.050 €: el cotejo muestra que solo debes pagar 945 € por lo recibido.

Errores frecuentes

• Hacer pedidos por teléfono o por correo sin dejarlos registrados.
• Recibir mercancía sin cotejarla con el pedido y descubrir la falta semanas después.
• No revisar la cantidad recibida frente a la facturada.
• Cambiar el precio o la cantidad de un pedido por teléfono y no reflejarlo por escrito.
• Pagar la factura completa cuando la entrega fue parcial y tener que reclamar después la diferencia al proveedor.

Cómo te ayuda 4softerp

• Creas pedidos de compra con proveedor, líneas, precios y fecha de entrega, y los ves con su estado hasta que se reciben.
• Registras cada recepción contra su pedido y el stock del almacén sube con la cantidad realmente recibida.
• Cargas la factura del proveedor y la contabilizas con el pedido y la recepción a la vista.
• Consultas por proveedor todos sus pedidos y facturas para preparar una negociación o una reclamación.