¿Cómo evitar las roturas de stock?

Respuesta breve

1. Fija un stock mínimo y un máximo para cada artículo relevante.
2. Calcula el punto de pedido: consumo diario por plazo de entrega del proveedor, más un margen de seguridad.
3. Revisa cada semana los artículos que estén por debajo de su mínimo y lanza el pedido de compra.
4. Ajusta los mínimos en temporada alta según lo que vendiste el año anterior.
5. Cuando pidas, anota la fecha de entrega prometida y compárala con la real, para corregir el plazo del proveedor en los cálculos siguientes.

Contexto operativo

• El plazo de entrega real del proveedor es lo que más pesa en el cálculo del punto de pedido.
• El stock de seguridad cubre las oscilaciones de demanda y los retrasos imprevistos.
• Un mínimo fijo todo el año suele quedarse corto en temporada alta y sobrar en la baja.
• Un artículo que rota poco no necesita el mismo cuidado que uno que se vende cada día.
• Punto de pedido = consumo diario × plazo de entrega + stock de seguridad.
• Los artículos críticos, los que paran una venta o un servicio si faltan, se revisan con más frecuencia que el resto.

Ejemplos prácticos

• Artículo que vendes a razón de 8 unidades al día y que tarda 7 días en llegar: el punto de pedido ronda las 56 unidades más el margen.
• Producto de campaña con demanda triplicada en diciembre: subes el mínimo en noviembre y lo bajas en enero.
• Materia prima crítica con dos proveedores: mantienes un segundo proveedor para el caso de retraso del principal.
• Tienda de repuestos con 40 referencias críticas: cada lunes se revisan solo esas y el resto se mira una vez al mes.
• Por ejemplo, con un consumo de 15 unidades al día, un plazo de 6 días y un stock de seguridad de 30 unidades, el punto de pedido es 15 × 6 + 30 = 120 unidades.

Errores frecuentes

• Usar el mismo mínimo todo el año e ignorar la estacionalidad.
• Tener el mínimo bien definido pero no revisar el informe, de modo que nadie actúa a tiempo.
• Pedir cantidades demasiado pequeñas y volver a quedarse sin stock a las pocas semanas.
• Fijar el punto de pedido sin tener en cuenta que el proveedor suele tardar más de lo que promete.
• Pedir siempre el mismo día de la semana sin mirar el consumo y quedarte sin stock justo antes del pedido siguiente.

Cómo te ayuda 4softerp

• Consultas las existencias por artículo y almacén y detectas cuáles están por debajo del mínimo que has anotado.
• Preparas el pedido de compra al proveedor desde el propio ERP y, al recibir la mercancía, el albarán de entrada repone el stock.
• Miras el historial de ventas por artículo para ajustar el mínimo de temporada alta con cifras reales del año anterior.
• Sacas el plazo real de cada proveedor comparando la fecha de su pedido con la de su albarán de entrada.