¿Cómo gestionar el stock en un ERP?

Respuesta breve

1. Da de alta cada artículo con su código interno, su unidad de medida y, si lo usas, su código de barras.
2. Define tus almacenes y, dentro de cada uno, las ubicaciones donde se guarda la mercancía.
3. Registra cada entrada y cada salida con su documento: albarán de proveedor, albarán de entrega o factura.
4. Consulta el informe de existencias por almacén o por familia y compáralo con el stock mínimo que te has marcado.
5. Al cerrar cada semana, revisa los artículos sin movimiento y los que superan el stock máximo para decidir qué hacer con ellos.

Contexto operativo

• El stock es fiable solo si todo movimiento tiene un documento detrás. Sin documento, no hay rastro.
• Cada artículo necesita un criterio de valoración claro, por ejemplo coste medio ponderado o FIFO.
• Las devoluciones de clientes y los traspasos entre almacenes son los movimientos que más se olvidan.
• Un inventario periódico, aunque sea parcial, mantiene bajo control la diferencia entre stock teórico y físico.
• Conviene separar el stock disponible del reservado para pedidos ya confirmados, de modo que no prometas dos veces la misma mercancía.

Ejemplos prácticos

• Distribuidora con 2.000 referencias y 3 almacenes: cada recepción se da de alta con su albarán y el stock de cada almacén queda al día.
• Taller que compra material por unos 12.000 € al mes: cada salida a obra se registra con su vale de consumo y se sabe qué queda.
• Tienda con un artículo devuelto por un cliente: se registra la devolución con su albarán y el artículo vuelve a contar como stock disponible.
• Pequeño comercio con 300 artículos: una vez a la semana revisa las diez referencias que más se venden y confirma que el recuento coincide con el sistema.
• Por ejemplo, un artículo con 120 unidades en stock y 45 reservadas para pedidos confirmados deja 75 unidades realmente disponibles para vender.

Errores frecuentes

• Actualizar el stock a final de mes de memoria, en lugar de registrar cada movimiento el día que ocurre.
• Mezclar productos distintos en la misma ubicación, de modo que nadie sabe dónde está cada cosa.
• No contar las devoluciones de clientes y quedarse con un stock teórico inferior al real.
• Dar de alta un artículo nuevo sin unidad de medida clara y acabar contando cajas en un sitio y unidades en otro.
• Vender dos veces la misma mercancía porque no se distingue el stock reservado del disponible, con el consiguiente retraso y la disculpa ante el cliente.

Cómo te ayuda 4softerp

• Das de alta artículos con su unidad de medida y sus almacenes, y cada albarán de entrada o de salida actualiza la existencia del almacén afectado.
• Consultas las existencias por almacén y por familia y comparas cada artículo con el mínimo que has fijado.
• Enlazas las devoluciones de clientes con su albarán para que la mercancía vuelva al stock del almacén correcto.
• Si llevas varias sociedades en una misma cuenta, cada una mantiene sus propios almacenes y tú ves la posición de grupo desde un solo acceso.