¿Cómo gestionar el stock en varios almacenes?

Respuesta breve

1. Da de alta cada almacén con su nombre, su responsable y los tipos de artículo que guarda.
2. Codifica las ubicaciones de forma clara para que cualquiera localice la mercancía sin preguntar.
3. Registra los traspasos entre almacenes como salida en origen y entrada en destino.
4. Consulta el stock total y el de cada almacén, y decide la reposición de cada uno por separado.
5. Revisa cada mes qué almacenes acumulan artículos sin rotación y decide si conviene traspasarlos a otro donde se vendan mejor.

Contexto operativo

• Cada almacén necesita un responsable que responda de su recuento.
• Un almacén de un tercero o en depósito conviene llevarlo aparte, para no confundirlo con el propio.
• El stock total es la suma de todos los almacenes, pero las decisiones de compra suelen tomarse por almacén.
• Los artículos con requisitos especiales de conservación deben tener su ubicación propia.
• Antes de traspasar entre almacenes, comprueba que en el origen queda stock suficiente para cubrir los pedidos ya confirmados.
• Cuando hay tiendas y un almacén central, lo habitual es que el central compre al proveedor y las tiendas reciban por traspaso.

Ejemplos prácticos

• Distribuidora con 5 almacenes regionales: ve el stock conjunto y cada delegación gestiona sus pedidos locales.
• Empresa con almacén de materias primas y almacén de producto terminado: cada traspaso queda documentado.
• Negocio con almacén propio y un almacén logístico externo: el stock de ambos se ve en una misma pantalla.
• Empresa con dos tiendas y un almacén central: las tiendas piden reposición al central y cada envío queda registrado como traspaso.
• Por ejemplo, con tres almacenes, un artículo tiene 40 unidades en el A, 5 en el B y ninguna en el C: en lugar de comprar más a 8 € la unidad, traspasas 15 desde el A y cubres a los otros dos.

Errores frecuentes

• No codificar las ubicaciones y tardar minutos en localizar un artículo.
• Mover mercancía entre almacenes sin registrar el traspaso y descuadrar el stock de los dos.
• Dejar a una sola persona a cargo de varios almacenes sin ningún contrapeso.
• Repartir el mismo artículo en varias ubicaciones sin un criterio común y perder la cuenta de cuántas unidades hay.
• Comprar al proveedor un artículo que sobra en otro almacén, porque nadie ha consultado el stock total antes de hacer el pedido.

Cómo te ayuda 4softerp

• Das de alta cada almacén con su propio inventario y ves las existencias de un artículo desglosadas por almacén.
• Registras cada traspaso interno con su cantidad y su fecha, y el stock de origen y el de destino se ajustan a la vez.
• Antes de lanzar una compra, miras el stock total del grupo de almacenes para ver si otro ya tiene el artículo.
• Con varias sociedades, mantienes almacenes separados por sociedad y consultas el conjunto desde un solo acceso; la prueba de 6 meses te deja ensayarlo con tus datos.