¿Cómo controlar los movimientos de stock?

Respuesta breve

1. Registra cada entrada, salida y traspaso como un movimiento con fecha, cantidad, almacén y documento de origen.
2. Filtra el historial por artículo, almacén, periodo o tipo de movimiento.
3. Cuando algo no cuadre, sigue el rastro hasta el documento: albarán, factura o traspaso interno.
4. Revisa el historial de los artículos más sensibles con una frecuencia fija, por ejemplo cada semana.
5. A final de mes, comprueba que la existencia inicial más las entradas y menos las salidas coincide con las existencias que muestra el informe.

Contexto operativo

• Cada movimiento debe responder a tres preguntas: qué se movió, cuánto y con qué documento.
• Los traspasos entre almacenes son una salida en uno y una entrada en otro; conviene registrar ambas.
• Registrar los movimientos el mismo día evita la mayoría de las diferencias de inventario.
• Un historial claro te sirve también ante una revisión de cuentas o una consulta de tu asesor.
• La fórmula que debe cumplirse en cada artículo es sencilla: existencia inicial + entradas − salidas = existencia final.
• Los movimientos de regularización (mermas, roturas, consumo interno) deben tener su propio tipo, para distinguirlos de las ventas y las compras.

Ejemplos prácticos

• Un cliente reclama un pedido: buscas el artículo, ves la salida del día 14 y el albarán que la respalda en pocos segundos.
• Cierre del trimestre: revisas todas las entradas de un artículo y compruebas que coinciden con las facturas de compra.
• Traspaso de 80 unidades de la central a la tienda: quedan una salida y una entrada enlazadas.
• Revisión de un cliente que devuelve mercancía: se localiza la salida original y se registra la entrada con referencia a esa misma venta.
• Por ejemplo, un artículo empieza el mes con 200 unidades, recibe 150 y vende 210: si el informe muestra 130 en lugar de 140, sabes que falta un movimiento de 10 unidades por localizar.

Errores frecuentes

• Anotar los movimientos a final del día o de la semana y perder el rastro de quién hizo qué.
• Mover mercancía sin documento de origen y no poder explicarlo después.
• Hacer traspasos físicos entre almacenes sin registrarlos, lo que descuadra el inventario de ambos.
• Permitir que varias personas editen los movimientos sin dejar constancia de quién ha cambiado qué.
• Mezclar mermas y consumos internos con las ventas normales, de manera que los informes de ventas salen inflados y la pérdida real queda escondida.

Cómo te ayuda 4softerp

• Cada albarán de compra o de venta genera su movimiento de stock, así que al abrir un artículo ves de qué documento procede cada cantidad.
• Filtras el historial por almacén, periodo o tipo de movimiento para aislar una entrada o una salida concreta en pocos segundos.
• Registras los traspasos como salida en el almacén de origen y entrada en el de destino, y ambos extremos quedan enlazados.
• Comparas las existencias del informe con el recuento físico y localizas el documento que explica cada diferencia.