¿Cómo hacer el inventario mensual con un ERP?

Respuesta breve

1. Elige la frecuencia: inventario completo una vez al año e inventarios parciales o rotativos cada mes.
2. Saca del ERP la lista de artículos con el stock teórico y congela los movimientos durante el recuento.
3. Cuenta la mercancía física, anota la cantidad real de cada artículo y compárala con la teórica.
4. Revisa cada diferencia, busca la causa y regulariza solo cuando esté justificada y aprobada.
5. Guarda el resultado del recuento con su fecha y el nombre del responsable, y úsalo como punto de partida del inventario del mes siguiente.

Contexto operativo

• Un inventario parcial mensual cuesta menos tiempo que uno total y detecta los errores antes de que se acumulen.
• El recuento se hace mejor por equipos de dos personas: una cuenta y otra anota.
• Toda regularización debe quedar registrada con su motivo y con el nombre de quien la aprueba.
• El acta del recuento se guarda junto al resto de la documentación del ejercicio.
• Conviene preparar la lista de recuento agrupada por ubicación, para que el equipo recorra el almacén en orden y no tenga que ir y volver.
• Los artículos de gran valor o de alta rotación se cuentan con más frecuencia que los de poco valor, siguiendo un criterio ABC sencillo.

Ejemplos prácticos

• Almacén con 500 referencias: se recuentan solo las 50 de mayor rotación cada mes y el resto por trimestres.
• Distribuidor con stock valorado en unos 180.000 €: recuento cíclico por familias, un 10 % del catálogo cada semana.
• Diferencia de 12 unidades en un artículo: al revisar los movimientos aparece un albarán de salida sin registrar.
• Tienda con dos empleados: el primer lunes de cada mes se recuentan las tres familias más caras y en menos de una hora se sabe si hay diferencias.
• Por ejemplo, con 800 artículos clasificas los 80 más valiosos como grupo A y los cuentas cada mes, mientras que los de menor valor se cuentan una vez al año.

Errores frecuentes

• Contar sin bloquear los movimientos ese día, de forma que las cifras cambian mientras se recuenta.
• Regularizar las diferencias sin aprobación de un responsable, lo que abre la puerta a fraudes.
• No anotar la causa de cada diferencia y repetir el mismo error el mes siguiente.
• Dejar el inventario para el último día del año y descubrir de golpe errores acumulados durante meses.
• Contar solo lo que hay en las estanterías y olvidar la mercancía en tránsito, en depósito de terceros o pendiente de facturar.

Cómo te ayuda 4softerp

• Sacas del ERP el listado de existencias por almacén como hoja de recuento y cotejas después la cantidad contada con la teórica.
• Registras la regularización de cada diferencia como un movimiento de stock del almacén, con su fecha y su motivo, en lugar de sobrescribir la cantidad.
• Repites el inventario por familias o por almacenes, sin parar toda la empresa para contar el catálogo entero.
• Al cerrar el ejercicio, el stock valorado y los asientos contables salen de la misma cuenta, así que el inventario de fin de año parte de datos que ya conoces.