¿Por qué no cuadra el stock y cómo resolverlo?

Respuesta breve

1. Compara el stock que muestra el ERP con el recuento físico del almacén.
2. Revisa los últimos movimientos del artículo y sus documentos de origen.
3. Busca operaciones sin registrar: devoluciones, traspasos, consumos o mermas.
4. Haz un recuento de confirmación y regulariza con su justificación y aprobación.
5. Anota la causa de cada diferencia en una lista propia y revísala cada trimestre para atacar las que más se repiten.

Contexto operativo

• Una pequeña diferencia puede ser normal; una diferencia repetida siempre tiene causa.
• Las mermas y roturas sin anotar son la causa más habitual de un stock teórico mayor que el real.
• Las devoluciones sin registrar hacen lo contrario: el stock real supera al teórico.
• Los errores de unidad de medida (unidades frente a kilos) crean diferencias enormes solo en apariencia.
• Comprueba también el corte de operaciones: una salida registrada hoy con un albarán del día anterior puede provocar una diferencia que se corrige sola.
• Los artículos pequeños, los de alto valor y los de venta rápida son los que más suelen descuadrarse: cuéntalos con mayor frecuencia.

Ejemplos prácticos

• Teórico 100 unidades y real 87: se descubre que 13 se usaron en una demostración sin albarán.
• Teórico 50 kg y real 55 kg: una devolución llegó sin registrarse.
• Falta stock en el almacén A y sobra en el B: un traspaso se registró en el almacén equivocado.
• Diferencia repetida cada mes en el mismo artículo: la causa era una unidad de medida mal configurada en la compra.
• Por ejemplo, con un teórico de 200 y un real de 190, 6 unidades se vendieron sin albarán y 4 se rompieron sin registrar la merma: con la causa clara, regularizas con dos movimientos distintos.

Errores frecuentes

• Regularizar sin averiguar la causa y repetir el problema al mes siguiente.
• Aprobar diferencias negativas sin revisar: pueden esconder pérdidas o robos.
• Corregir el stock sin ningún documento que lo justifique.
• Culpar siempre al personal del almacén sin revisar antes los documentos y los procesos.
• Ajustar a cero la diferencia de un artículo sin comprobar que no hay entradas o salidas pendientes de registrar.

Cómo te ayuda 4softerp

• Abres el historial de movimientos del artículo con sus documentos de origen y sigues el rastro de la diferencia.
• Regularizas cada diferencia con un movimiento de stock propio en el almacén, con su motivo.
• Enlazas los albaranes de venta y de compra con las existencias y ves qué documento falta o sobra.
• Comparas el informe de existencias de cada almacén con el recuento físico para saber en cuál está la diferencia.