Come tenere sotto controllo pagamenti e incassi?

Risposta breve

1. Carica l'estratto conto della banca in formato MT940, CAMT.053 o CSV.
2. Associa ogni movimento alla fattura corrispondente.
3. Controlla il saldo di ogni cliente e fornitore dopo l'associazione.
4. Consulta lo scadenzario per vedere cosa è scaduto e cosa scade nelle prossime settimane.
5. Registra a parte commissioni e differenze minime, così le partite si chiudono per l'importo giusto.

Come si tiene ordinata la tesoreria

• Una riconciliazione regolare tra banca e contabilità evita sorprese a fine periodo.
• Un pagamento applicato alla fattura sbagliata falsa i saldi di due partite.
• Lo scadenzario ordinato per data serve a pianificare la liquidità delle prossime settimane.
• I crediti scaduti da molto tempo vanno sollecitati e valutati con attenzione.
• I bonifici cumulativi vanno scomposti: un solo movimento di banca può saldare più fatture, e ognuna deve risultare chiusa per la sua parte.
• Commissioni bancarie e differenze di pochi centesimi vanno registrate come tali, altrimenti la partita resta aperta per sempre.

Esempi pratici

• Ad esempio, un cliente con 5 fatture aperte: prima di chiamarlo stampi la situazione con importi e scadenze.
• Ad esempio, un estratto conto con 30 movimenti viene caricato e associato in una sola sessione di lavoro.
• Ad esempio, lo scadenzario mostra 18.000 € da incassare e 22.000 € da pagare nei prossimi 30 giorni.
• Ad esempio, un cliente paga con un solo bonifico due fatture da 1.200 € e 800 €: si associa il pagamento a entrambe.
• Ad esempio, un bonifico da 2.480 € arriva con 20 € di commissioni trattenute su una fattura da 2.500 €: si associa il pagamento e si registra la differenza di 20 € con la causale.

Errori da evitare

• Applicare i pagamenti alle fatture sbagliate: i saldi non tornano più.
• Non riconciliare la banca ogni mese: le differenze emergono solo a bilancio.
• Tollerare fatture scadute da oltre 30 giorni senza un sollecito.
• Confondere il saldo contabile con quello di banca senza una riconciliazione periodica.
• Lasciare aperte partite con differenze minime: lo scadenzario si riempie di residui e nasconde le fatture davvero scadute.

Come ti aiuta 4softerp

• Caricamento manuale dell'estratto conto in formato MT940, CAMT.053 o CSV, da cui parti per associare ogni movimento.
• Saldo di ogni cliente e fornitore che si aggiorna con gli incassi e i pagamenti associati alle fatture.
• Scadenzario con fatture aperte e relative date, per pianificare gli incassi e i pagamenti delle prossime settimane.
• Piani Start, Plus, Pro e Premium con prezzi in euro, da scegliere in base alle tue esigenze.