Come generare report finanziari rapidamente con un ERP?

Risposta breve

1. Verifica che tutte le registrazioni del periodo siano state inserite prima di generare il report.
2. Scegli il tipo di report: bilancio di verifica, conto economico, situazione patrimoniale o cash flow.
3. Imposta il periodo e il livello di dettaglio, analitico o sintetico.
4. Genera il report dalle registrazioni già inserite, senza esportare e reimportare.
5. Esporta il risultato e condividilo con il commercialista o con la direzione.

Cosa deve avere un buon report

• Il bilancio di verifica è il primo controllo: se i totali non tornano, il problema sta a monte.
• Un report affidabile parte dalle stesse registrazioni della contabilità, non da un foglio separato.
• Il criterio di competenza dà un quadro della redditività più fedele di quello per cassa.
• Per un gruppo di società serve un consolidato che elimini le operazioni infragruppo.
• Prima di generare un report definitivo, controlla che le registrazioni del periodo siano complete: un report su dati incompleti sembra preciso ma non lo è.
• Il livello di dettaglio dipende da chi legge: la direzione vuole poche righe sintetiche, il commercialista il dettaglio conto per conto.

Esempi pratici

• Ad esempio, il conto economico mensile in pochi secondi mostra il margine lordo per ogni linea di prodotto.
• Ad esempio, il commercialista riceve il bilancio di verifica aggiornato senza passaggi manuali di dati.
• Ad esempio, un gruppo con 3 società ottiene il conto economico consolidato con l'eliminazione dei rapporti infragruppo.
• Ad esempio, a fine trimestre la direzione confronta il conto economico con quello dell'anno prima e individua la voce di costo che cresce di più.
• Ad esempio, per la riunione di direzione prepari il conto economico sintetico di una pagina; per il commercialista il bilancio di verifica analitico con tutti i conti movimentati.

Errori da evitare

• Generare i report in un sistema e rielaborarli in un altro: i dati non sono più allineati.
• Basarsi sul criterio di cassa e ottenere un margine distorto.
• Non poter risalire dalla cifra del report alla registrazione da cui nasce.
• Consegnare al commercialista report diversi da quelli usati internamente.
• Generare il report prima di aver registrato le fatture di fine mese: il risultato del periodo appare migliore o peggiore del reale.

Come ti aiuta 4softerp

• Bilancio di verifica prodotto direttamente dalle note contabili registrate nel periodo scelto.
• Conto economico e situazione patrimoniale sulla stessa base dati delle scritture, senza rielaborare i numeri altrove.
• Consolidamento tra le società dello stesso account, con il piano dei conti di gruppo come riferimento comune.
• Prova di 6 mesi per generare i report sui tuoi dati e confrontarli con quelli che usi oggi.