Come monitorare le performance dell'azienda con un ERP?

Risposta breve

1. Scegli pochi indicatori davvero utili alla tua azienda: fatturato, margine lordo, cassa.
2. Calcolali sempre dagli stessi dati registrati nel gestionale.
3. Confrontali con il budget e con lo stesso periodo dell'anno scorso.
4. Fissa un obiettivo per ciascun indicatore: senza obiettivo, il numero da solo non dice nulla.
5. Scrivi la definizione di ogni indicatore e la fonte dei dati, così tutti calcolano lo stesso numero.

Indicatori che servono davvero

• Margine lordo = (ricavi − costo del venduto) / ricavi × 100.
• Indice di rotazione delle scorte = costo del venduto / scorta media.
• DSO (giorni medi di incasso) = crediti verso clienti / vendite × giorni del periodo.
• EBITDA = risultato operativo + ammortamenti e svalutazioni.
• Tasso di conversione dei preventivi = preventivi trasformati in ordine / preventivi emessi × 100: dice quanto sono efficaci le tue offerte.
• Un indicatore vale solo se la definizione è scritta: «fatturato» al netto o al lordo dell'IVA, per data di fattura o di incasso, deve essere uguale per tutti.

Esempi pratici

• Ad esempio, l'amministratore guarda ogni lunedì fatturato, margine lordo e liquidità: tre numeri.
• Ad esempio, il responsabile vendite confronta i primi 10 clienti del mese con quelli dello stesso mese dell'anno precedente.
• Ad esempio, il responsabile operativo tiene d'occhio le consegne in ritardo e gli ordini ancora aperti.
• Ad esempio, il margine lordo scende dal 32% al 27% in due mesi: l'analisi rivela un fornitore che ha alzato i prezzi.
• Ad esempio, su 40 preventivi emessi in un mese, 12 diventano ordini: la conversione è del 30% e l'obiettivo del trimestre è arrivare al 35%.

Errori da evitare

• Troppi indicatori: nessuno li segue tutti.
• Indicatori senza obiettivo: non si capisce se il valore è buono o cattivo.
• Dati aggiornati una volta al mese: si decide su informazioni vecchie.
• Confrontare periodi non comparabili, come un mese di picco con uno di calma.
• Definire lo stesso indicatore in modo diverso tra i reparti, ad esempio fatturato al netto per le vendite e al lordo per l'amministrazione: ogni riunione diventa una discussione sui numeri.

Come ti aiuta 4softerp

• Report finanziari dalle note contabili, per calcolare margine lordo, EBITDA e risultato del periodo.
• Giacenze e documenti di vendita sulla stessa base dati, da cui ricavare rotazione delle scorte e prezzi medi.
• Crediti verso clienti e scadenze registrati, base per il calcolo dei giorni medi di incasso.
• Confronto tra le società dello stesso account, con consolidamento per vedere l'andamento del gruppo.