Come creare una dashboard per la direzione aziendale?

Risposta breve

1. Definisci a chi serve la dashboard e quali decisioni deve aiutare a prendere.
2. Scegli da cinque a sette indicatori, non di più.
3. Per ciascuno indica la fonte dei dati e il periodo di riferimento.
4. Decidi chi può vederla e chi può modificarla.
5. Prova la dashboard con chi la userà e togli ogni indicatore che nessuno guarda.

Regole di progettazione

• Una buona dashboard si legge in pochi secondi: se serve una spiegazione, è troppo complessa.
• Oltre sette indicatori l'attenzione si disperde.
• Colori come verde, giallo e rosso guidano lo sguardo verso ciò che non va.
• Ogni cifra deve poter essere ricondotta ai documenti da cui nasce, altrimenti nessuno si fida.
• Ogni indicatore ha bisogno di un valore di riferimento (obiettivo, budget, anno precedente): un numero da solo non orienta nessuna decisione.
• Il periodo deve essere chiaro a colpo d'occhio: mese in corso, ultimi 30 giorni e anno fino a oggi non sono la stessa cosa.

Esempi pratici

• Ad esempio, la dashboard dell'amministratore: fatturato contro budget, margine lordo, liquidità disponibile.
• Ad esempio, la dashboard commerciale: preventivi aperti, ordini non ancora consegnati, primi clienti per fatturato.
• Ad esempio, la dashboard finanziaria: crediti scaduti, fatture da pagare nei prossimi 15 giorni, saldo di banca.
• Ad esempio, il direttore commerciale usa una dashboard con soli cinque numeri e la commenta ogni lunedì in riunione.
• Ad esempio, la dashboard del responsabile acquisti: ordini aperti verso i fornitori, consegne attese entro sette giorni, articoli sotto scorta minima.

Errori da evitare

• Una dashboard con 30 grafici che nessuno legge.
• Accesso senza limiti: tutti vedono i dati di tutti i reparti.
• Dati non aggiornati: si decide su numeri vecchi.
• Dare a tutti la stessa dashboard, senza distinguere le esigenze dei ruoli.
• Mescolare periodi diversi nella stessa pagina, ad esempio il fatturato del mese con la liquidità di oggi, senza indicarlo: la lettura porta a conclusioni sbagliate.

Come ti aiuta 4softerp

• Report finanziari e situazioni contabili da cui ricavare gli indicatori di fatturato, margine e risultato.
• Consolidamento tra le società dello stesso account, per la vista di gruppo da mostrare alla direzione.
• Giacenze, vendite e acquisti sulla stessa base dati, per costruire indicatori operativi senza raccogliere numeri da fogli diversi.
• Prova di 6 mesi per verificare sui tuoi dati quali indicatori riesci a ricavare dai report.