Come analizzare i costi operativi dell'azienda?

Risposta breve

1. Estrai i costi del periodo suddivisi per categoria di spesa.
2. Raggruppali per centro di costo, reparto o progetto.
3. Confrontali con il budget approvato e con lo stesso periodo precedente.
4. Approfondisci le voci che superano il budget e cerca la causa.
5. Distingui i costi una tantum da quelli ricorrenti prima di confrontare i periodi.

Concetti di base

• I costi fissi non cambiano con il volume; quelli variabili crescono con le vendite.
• L'analisi costi-volumi-profitti mostra il punto di pareggio.
• I centri di costo permettono di attribuire le spese a reparti o progetti.
• Scostamento dal budget = costo effettivo − costo previsto; se è positivo si è speso di più.
• Un conto di costo per ogni tipo di spesa (utenze, trasporti, consulenze) rende leggibile il bilancio di verifica: un conto generico «spese varie» nasconde la causa.
• I costi una tantum, come una consulenza straordinaria, vanno distinti da quelli ricorrenti, altrimenti il confronto tra periodi risulta falsato.

Esempi pratici

• Ad esempio, il reparto IT ha superato il budget del 35%: l'analisi mostra tre licenze software non previste.
• Ad esempio, il costo dei trasporti è salito del 12%: la causa è il prezzo del carburante e due nuove tratte.
• Ad esempio, il costo del personale cresce dell'8% ma il fatturato per addetto sale del 12%: l'efficienza migliora.
• Ad esempio, una società con 3 sedi scopre che una di esse spende il 20% in più per le utenze rispetto alle altre.
• Ad esempio, il costo delle consulenze passa da 4.000 a 9.500 € in un trimestre: il dettaglio per conto mostra un progetto una tantum da 5.000 € che non si ripeterà.

Errori da evitare

• Analizzare i costi una volta all'anno: i problemi si vedono solo a bilancio.
• Mettere tutte le spese su un unico conto: non si può analizzare per categoria.
• Non avere un budget di riferimento: il costo effettivo non si può valutare.
• Attribuire tutte le spese di struttura a un solo reparto e falsare il confronto.
• Trattare come ricorrente un costo una tantum: il budget dell'anno dopo parte gonfiato o, al contrario, ignora una spesa che tornerà.

Come ti aiuta 4softerp

• Piano dei conti di gruppo con lo stesso elenco di conti di costo per tutte le società, così i confronti sono omogenei.
• Bilancio di verifica per conto, da cui individuare i costi che crescono più in fretta.
• Consolidamento tra le società dello stesso account, per vedere il totale di gruppo di ogni categoria di spesa.
• Documenti di acquisto e note contabili sulla stessa base dati, per risalire dal costo alla fattura del fornitore.