Come scegliere e introdurre un ERP completo per la mia azienda?

Risposta breve

1. Individua i processi chiave della tua azienda e associali alle aree del gestionale.
2. Scegli le aree che servono davvero adesso, non tutte quelle disponibili.
3. Migra i dati di partenza: clienti, fornitori, articoli, saldi iniziali.
4. Lavora in parallelo con il vecchio sistema per uno o due mesi, poi passa definitivamente.
5. Fissa la data del passaggio definitivo solo dopo aver confrontato saldi e giacenze con il vecchio sistema.

Come si affronta un progetto ERP

• Un progetto per fasi, un'area alla volta, è meno rischioso di un passaggio unico per tutta l'azienda.
• Le personalizzazioni eccessive sono costose da mantenere: meglio adattare il processo al gestionale.
• Un responsabile interno del progetto è una delle cause principali di riuscita.
• La formazione degli utenti è una parte importante del tempo e del costo.
• Prima di scegliere, elenca cosa non deve mancare il primo giorno (ad esempio fatturazione, magazzino, prima nota) e cosa può aspettare qualche mese.
• Il passaggio va progettato con un piano di ritorno: la data in cui si spegne il vecchio sistema si fissa solo dopo aver verificato saldi e giacenze.

Esempi pratici

• Ad esempio, un distributore con 30 dipendenti porta il magazzino e le vendite nel primo mese, gli acquisti nel secondo, la contabilità nel terzo.
• Ad esempio, un'azienda di servizi parte da fatturazione e contabilità e aggiunge il resto in seguito.
• Ad esempio, un gruppo con più società verifica prima il piano dei conti comune e poi passa i saldi.
• Ad esempio, prima del passaggio si verifica che saldi di clienti e fornitori coincidano con quelli del vecchio sistema.
• Ad esempio, un'azienda con 20 dipendenti prova il gestionale per 6 mesi con un solo magazzino e 200 articoli, e decide se estendere l'uso ai clienti solo dopo aver verificato i saldi.

Errori da evitare

• Introdurre l'ERP senza aver definito i processi: il disordine viene solo spostato.
• Scegliere un sistema troppo complesso per le dimensioni dell'azienda.
• Trascurare la formazione: anche il miglior gestionale fallisce senza utenti preparati.
• Fare il passaggio in un periodo di picco, come la chiusura di fine anno.
• Fissare una data di passaggio prima di aver confrontato saldi e giacenze con quelli del vecchio sistema.

Come ti aiuta 4softerp

• Piani Start, Plus, Pro e Premium tra cui scegliere in base alle aree che porti nel gestionale.
• Prova di 6 mesi con prezzi in euro, per caricare i tuoi articoli e provare i primi documenti prima di decidere.
• Piano dei conti di gruppo condiviso tra le società dello stesso account, utile se la struttura comprende più entità.
• Aree di magazzino, vendite, acquisti e contabilità utilizzabili una alla volta, con la fatturazione tramite 4invoices già collegata.