Come collegare i flussi di magazzino, vendite e acquisti in un ERP?

Risposta breve

1. Descrivi il flusso di vendita: ordine, verifica della giacenza, DDT, fattura.
2. Descrivi il flusso di acquisto: scorta minima, ordine al fornitore, entrata merci, fattura di acquisto.
3. Collega i due flussi: quando la vendita fa scendere la giacenza, si valuta il riordino.
4. Prima di ordinare al fornitore, controlla se la merce è disponibile in un altro magazzino e valuta un trasferimento.
5. Rivedi soglie e passaggi nei primi mesi, in base a ciò che succede davvero.

Come si incastrano i flussi

• Una vendita riduce la giacenza; una giacenza bassa avvia il ciclo di acquisto.
• Con una visione unica di giacenze, ordini clienti e ordini ai fornitori si evita di riordinare due volte.
• Le eccezioni (articoli speciali, ordini molto grandi) hanno un percorso a parte.
• Un tetto sull'importo degli ordini d'acquisto evita impegni fuori controllo.
• Quando un articolo è sotto scorta in un magazzino ma abbondante in un altro, il primo rimedio è un trasferimento interno, non un nuovo ordine al fornitore.
• Il legame tra vendite e acquisti si legge nel tempo: confrontare consumi degli ultimi mesi e riordini emessi mostra se le soglie sono adeguate.

Esempi pratici

• Ad esempio, un ordine cliente da 60 pezzi riduce la giacenza sotto la scorta minima: l'ufficio acquisti prepara l'ordine al fornitore.
• Ad esempio, prima del periodo natalizio si riordina il 50% in più su tutti gli articoli di punta, per due mesi.
• Ad esempio, l'ordine di un cliente importante segue un percorso separato con priorità di consegna.
• Ad esempio, l'ufficio acquisti vede in un unico elenco le vendite dell'ultimo mese e gli ordini già emessi ai fornitori.
• Ad esempio, in un mese vendi 400 pezzi di un articolo e ne hai riordinati 200: dopo due mesi la giacenza è a zero, e il confronto tra vendite e ordini fa emergere subito lo squilibrio.

Errori da evitare

• Un flusso senza eccezioni: un articolo anomalo blocca tutto.
• Non controllare i risultati: gli errori sistematici restano nascosti per settimane.
• Riordinare senza un limite di importo.
• Tenere le vendite in un sistema e gli acquisti in un altro, senza vedere il legame.
• Ordinare in base alla giacenza di un solo magazzino senza guardare gli altri: si acquista merce che è già disponibile in un'altra sede.

Come ti aiuta 4softerp

• Ordine cliente, scarico di magazzino e fattura di vendita collegati, così la giacenza scende quando registri la consegna.
• Ordine d'acquisto, entrata merci e fattura di acquisto collegati, così la giacenza sale quando registri l'arrivo.
• Giacenza per magazzino visibile durante la preparazione degli ordini, per scegliere se trasferire o riordinare.
• Fattura di vendita emessa con 4invoices, che chiude il flusso senza reinserire i dati dell'ordine.