Come organizzare un ciclo di vendita completo, dal preventivo all'incasso?

Risposta breve

1. Prepara il preventivo con prezzi e una data di validità e invialo al cliente.
2. Quando il cliente accetta, trasforma il preventivo in ordine.
3. Verifica la giacenza e prepara la consegna con il DDT.
4. Emetti la fattura partendo dall'ordine e registra l'incasso alla scadenza.
5. Chiudi l'ordine solo a incasso registrato.

Le tappe di una vendita ben gestita

• Il preventivo protegge entrambe le parti se riporta prezzi, condizioni e validità.
• L'ordine confermato è il punto da cui partono consegna e fatturazione.
• Sui lavori lunghi conviene fatturare per avanzamento, non solo alla fine.
• L'incasso registrato chiude il ciclo e aggiorna il saldo del cliente.
• Un preventivo accettato non è ancora un ordine: aspetta la conferma scritta con quantità e prezzi definitivi, per non consegnare su una trattativa ancora aperta.
• Le scadenze di pagamento nascono in fattura: conviene concordarle già nel preventivo, così l'incasso non diventa una trattativa a parte.

Esempi pratici

• Ad esempio, un servizio da 12.000 € viene fatturato in tre tranche da 4.000 € a fine di ogni fase.
• Ad esempio, un distributore prepara il preventivo dal listino e lo trasforma in ordine in pochi minuti.
• Ad esempio, il cliente accetta dopo tre mesi: il preventivo senza scadenza obbliga a ricalcolare tutto.
• Ad esempio, un preventivo da 2.400 € valido 30 giorni scade il giorno 31: il cliente chiede un nuovo prezzo e si aggiorna il listino.
• Ad esempio, una fornitura di 8.000 € con pagamento a 30 giorni viene fatturata il 5 e incassata il 4 del mese dopo: l'ordine si chiude solo quando il bonifico è registrato.

Errori da evitare

• Inviare preventivi senza data di validità: il cliente torna dopo mesi con il prezzo vecchio.
• Trasformare il preventivo in ordine senza controllare la giacenza.
• Fatturare tutto a fine lavoro: sui progetti lunghi il flusso di cassa ne soffre.
• Non registrare l'incasso: la fattura resta aperta e il saldo del cliente risulta errato.
• Emettere fattura prima che l'ordine sia stato consegnato: il cliente contesta e devi stornare il documento.

Come ti aiuta 4softerp

• Preventivo, ordine, DDT e fattura di vendita collegati, così ogni passaggio riparte dai dati già inseriti.
• Fattura emessa con 4invoices, con il legame all'ordine da cui nasce.
• Registrazione dell'incasso che aggiorna il saldo del cliente e lo scadenzario delle fatture aperte.
• Situazione finanziaria che riflette le vendite registrate, per vedere quanto è stato fatturato e quanto incassato nel periodo.