Come monitorare le consegne ai clienti?

Risposta breve

1. Elenca le consegne in corso filtrando per data, cliente o stato.
2. Per ogni consegna tieni a portata di mano ordine, contenuto, corriere e numero di spedizione.
3. Aggiorna lo stato quando il corriere conferma consegna o problema.
4. Avvisa il cliente in anticipo se una consegna sta per slittare.
5. Chiudi la consegna solo quando hai la conferma del cliente e archivia il documento firmato.

Documenti e passaggi di una consegna

• Il DDT accompagna la merce e indica chi consegna cosa, e a chi.
• La conferma di consegna firmata dal cliente protegge in caso di contestazione.
• I resi vanno registrati con un documento e riportati in magazzino.
• Il numero di spedizione del corriere si conserva accanto al DDT.
• Una consegna può essere parziale: lo stato deve dire quanti pezzi sono partiti e quanti restano da spedire, non solo «spedito» o «non spedito».
• Per le spedizioni con corriere conviene registrare il numero di tracking accanto al DDT: se il cliente chiama, la risposta è immediata.

Esempi pratici

• Ad esempio, con 50 consegne al giorno, un elenco per stato mostra a colpo d'occhio quelle ancora da partire.
• Ad esempio, un corriere segnala un ritardo di due giorni e l'ufficio vendite avvisa il cliente prima che scriva lui.
• Ad esempio, un reso di 8 pezzi viene registrato con il documento e la giacenza torna corretta.
• Ad esempio, un cliente riceve la merce danneggiata: la conferma di consegna e il DDT permettono di gestire subito il reclamo.
• Ad esempio, l'elenco filtrato per corriere mostra 12 consegne in transito verso la stessa zona: se il corriere segnala un problema, avvisi tutti i 12 clienti in una volta.

Errori da evitare

• Spedire senza DDT o senza riferimento all'ordine.
• Non registrare i resi: giacenza e contabilità non tornano.
• Comunicare i ritardi solo quando il cliente li segnala.
• Non conservare la conferma di consegna: in caso di contestazione manca la prova.
• Considerare chiusa la consegna alla partenza della merce e non alla conferma del cliente: danni e mancate consegne restano fuori controllo.

Come ti aiuta 4softerp

• DDT registrato con il riferimento all'ordine cliente, per ritrovare in pochi passaggi cosa è partito e quando.
• Scarico di magazzino registrato alla spedizione, con la giacenza che scende subito e resta coerente con la merce uscita.
• Reso registrato come carico con il proprio documento, per riportare la merce in magazzino e correggere il saldo del cliente.
• Consegne di società e magazzini diversi nello stesso account, filtrabili per sede di partenza.