Perché le consegne ritardano e come migliorare il flusso?

Risposta breve

1. Elenca gli ordini in ritardo e cerca cosa hanno in comune.
2. Classifica ogni ritardo per causa: merce mancante, preparazione, spedizione o trasporto.
3. Misura dove si perde tempo: conferma, preparazione, spedizione o trasporto.
4. Fissa un tempo atteso per ogni fase e controlla chi lo supera.
5. Intervieni sulla fase con più ritardi, non su tutte insieme.

Perché il ritardo costa

• Una consegna in ritardo genera costi diretti (spedizioni urgenti, resi) e indiretti (fiducia del cliente).
• Molti ritardi nascono all'interno dell'azienda, non dal corriere.
• Le promesse di consegna vanno calibrate sui tempi reali, soprattutto nei periodi di picco.
• Confrontare i tempi delle singole fasi rivela il vero collo di bottiglia.
• Il tempo di consegna promesso al cliente dovrebbe includere i tempi interni di conferma e preparazione, non solo quello del corriere.
• Le cause si raggruppano in poche categorie (merce mancante, preparazione lenta, errore di indirizzo, ritardo del corriere): classificarle mostra dove intervenire.

Esempi pratici

• Ad esempio, il 40% dei ritardi nasce nella preparazione della merce: si prepara in anticipo la merce degli ordini ricorrenti.
• Ad esempio, gli ordini con oltre 10 righe ritardano di più: si dividono in due spedizioni.
• Ad esempio, un corriere perde due giorni sempre sulla stessa zona: si affida quella zona a un altro partner.
• Ad esempio, dopo aver misurato i tempi, si scopre che gli ordini restano fermi due giorni in attesa di conferma interna.
• Ad esempio, su 200 ordini in ritardo in un trimestre, 90 dipendono da merce mancante, 60 da preparazione lenta e 50 dal corriere: intervieni prima sulle scorte.

Errori da evitare

• Analizzare i ritardi solo dopo il reclamo del cliente.
• Dare la colpa solo al corriere quando il ritardo nasce nella preparazione interna.
• Promettere tempi irrealistici nei periodi di maggior carico.
• Puntare a tempi di consegna che nessuno ha mai misurato.
• Trattare tutti i ritardi come uguali: una merce mancante e un corriere lento richiedono rimedi diversi e nessuno dei due si risolve con un sollecito generico.

Come ti aiuta 4softerp

• Ordine, DDT e fattura di vendita con le rispettive date, per misurare quanti giorni passano tra una fase e l'altra.
• Giacenza aggiornata a ogni movimento, per vedere subito se la merce di un ordine è disponibile prima di promettere la data.
• Storico delle consegne per cliente e per magazzino di partenza, per riconoscere le zone o le sedi dove il ritardo si ripete.
• Trasferimenti interni registrati, per capire se il ritardo dipende da merce che doveva ancora arrivare da un altro magazzino.