Come ridurre gli errori operativi con un ERP?

Risposta breve

1. Inserisci ogni dato una volta sola: anagrafiche, articoli, prezzi.
2. Collega i documenti tra loro, dall'ordine alla fattura, per evitare trascrizioni.
3. Prevedi un doppio controllo sui documenti di importo elevato.
4. Distingui chi può creare, chi può approvare e chi può solo consultare.
5. Rivedi a fine giornata i documenti con importi o quantità fuori dalla norma.

Dove nascono gli errori

• La maggior parte degli errori nasce da dati riscritti a mano da un foglio all'altro.
• La separazione dei compiti (chi ordina non approva il pagamento) è una regola di controllo interno molto efficace.
• Un errore scoperto subito costa poco: quello scoperto a fine anno costa molto di più.
• Le anagrafiche pulite (partita IVA, IBAN, indirizzi) evitano problemi a monte.
• Un controllo a fine giornata sui documenti creati (importi anomali, quantità fuori scala, clienti nuovi) intercetta molti errori prima che escano dall'azienda.
• I permessi vanno rivisti quando qualcuno cambia ruolo: un vecchio permesso lasciato attivo è un rischio silenzioso.

Esempi pratici

• Ad esempio, un cliente inserito due volte con dati diversi genera fatture su anagrafiche differenti: un controllo mensile sulle anagrafiche lo evita.
• Ad esempio, un ordine d'acquisto da 15.000 € richiede la firma di un secondo responsabile.
• Ad esempio, una consegna impossibile perché la giacenza è negativa va risolta prima di emettere il DDT.
• Ad esempio, una fattura con importo sbagliato viene individuata al confronto con l'ordine, prima dell'invio al cliente.
• Ad esempio, un operatore digita 1.000 invece di 100 pezzi: il controllo di fine giornata lo intercetta prima del DDT e si evita un carico errato in giacenza.

Errori da evitare

• Dare a tutti i permessi su tutto: chiunque può modificare qualunque documento.
• Una sola persona che crea e approva la stessa operazione.
• Non rivedere mai le operazioni anomale: gli errori restano nascosti.
• Correggere l'errore senza cercarne l'origine: ricomparirà identico.
• Non rivedere i permessi quando una persona cambia mansione: continua a poter modificare documenti che non la riguardano più.

Come ti aiuta 4softerp

• Anagrafiche di clienti, fornitori e articoli inserite una volta e riusate da ordini, DDT e fatture.
• Documenti collegati dall'ordine alla fattura, così non ricopi importi e righe da un foglio all'altro.
• Rettifiche di inventario come movimenti con causale, invece di modifiche dirette alla giacenza.
• Più società nello stesso account con piano dei conti di gruppo, così ogni società usa le stesse classificazioni.