Come snellire i processi aziendali con un ERP?

Risposta breve

1. Elenca le attività che si ripetono e fanno perdere tempo: riordini, fatturazione, report.
2. Scrivi per ciascuna i passaggi, chi li esegue e in quale ordine.
3. Annota il tempo che ogni attività richiede oggi, per confrontarlo dopo il cambiamento.
4. Registra i dati una sola volta nel gestionale e fai partire da lì i documenti successivi.
5. Verifica ogni mese quanto tempo è stato risparmiato e dove restano colli di bottiglia.

Da dove partire

• Un processo va standardizzato prima di essere velocizzato: velocizzare il caos produce solo caos più rapido.
• Un dato inserito una volta e riutilizzato dai documenti successivi riduce gli errori di trascrizione.
• Ogni processo dovrebbe avere un responsabile, non solo un elenco di passaggi.
• Le eccezioni vanno previste: un caso fuori standard non deve bloccare tutto il resto.
• Misura prima di cambiare: annota quanto tempo richiede oggi un'attività, altrimenti dopo non saprai dire se hai davvero migliorato.
• Un processo semplice con tre passaggi chiari vale più di uno elaborato con dieci controlli che nessuno rispetta.

Esempi pratici

• Ad esempio, il riordino mensile dei materiali di consumo segue una lista fissa e occupa un'ora invece di mezza giornata.
• Ad esempio, l'ordine di un cliente diventa DDT e fattura senza riscrivere anagrafica e righe.
• Ad esempio, il responsabile amministrativo riceve ogni lunedì lo stesso report di scadenze, con lo stesso formato.
• Ad esempio, un'azienda scopre che la stessa anagrafica cliente veniva inserita tre volte, in reparti diversi: ora nasce in un solo punto.
• Ad esempio, la chiusura mensile richiedeva quattro giorni tra riscritture da un foglio all'altro; con i dati registrati una sola volta nel gestionale può scendere a due giorni e mezzo.

Errori da evitare

• Digitalizzare un processo prima di averlo chiarito: si sposta il disordine dentro il gestionale.
• Non definire le eccezioni: al primo caso anomalo si torna al foglio di calcolo.
• Non controllare i risultati: gli errori restano nascosti per settimane.
• Trasformare ogni piccola attività in un processo formale: si crea burocrazia inutile.
• Non misurare il tempo di partenza: dopo la riorganizzazione non c'è modo di dimostrare il miglioramento e il progetto perde sostegno.

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