Come integrare un ERP con altre applicazioni?

Risposta breve

1. Elenca le applicazioni con cui l'ERP deve scambiare dati: banca, fatturazione, fogli di calcolo.
2. Per ciascuna decidi quali dati passano, in quale direzione e con quale frequenza.
3. Prova lo scambio su un piccolo insieme di dati prima di estenderlo.
4. Controlla a intervalli regolari che non ci siano errori o dati persi.
5. Dopo ogni scambio confronta i totali tra i due sistemi, per accorgerti subito di righe scartate.

Quando conviene integrare

• Integrare ha senso solo se elimina un lavoro manuale ripetuto ogni giorno.
• Se due sistemi scrivono lo stesso dato, va deciso quale dei due è quello di riferimento.
• Le credenziali di accesso non vanno salvate in file di testo o in fogli condivisi.
• Se lo scambio è saltuario, un import da file può bastare e costa meno di un'integrazione.
• Prima di collegare due strumenti, mappa i campi: codice articolo, partita IVA e valuta devono avere lo stesso significato da entrambi i lati.
• Anche un import da file richiede regole: un formato fisso, un controllo sui duplicati e qualcuno che verifica il risultato dopo ogni caricamento.

Esempi pratici

• Ad esempio, un estratto conto scaricato dalla banca in formato CSV viene caricato una volta a settimana.
• Ad esempio, un negozio con 30 ordini al mese carica un file CSV; con 3.000 ordini al mese valuta un'integrazione dedicata.
• Ad esempio, un'azienda decide che l'anagrafica clienti nasce sempre nel gestionale e non nel CRM.
• Ad esempio, un'azienda con tre società carica gli estratti conto di ciascuna nel proprio ambiente, senza mescolarli.
• Ad esempio, prima di caricare un estratto conto di 400 movimenti confronti il totale del file con quello che compare nel gestionale dopo l'import: se non coincide, cerchi le righe scartate.

Errori da evitare

• Sincronizzare in due direzioni senza regole: i dati si sovrascrivono a vicenda.
• Salvare chiavi di accesso in un file di testo sul server.
• Non controllare gli errori di scambio: ordini o pagamenti si perdono senza che nessuno se ne accorga.
• Collegare troppi strumenti subito: meglio partire dal più importante e valutare il risultato.
• Non controllare un file prima di caricarlo: righe con codici mancanti o importi con separatori diversi finiscono nei registri e vanno ripulite a mano.

Come ti aiuta 4softerp

• Estratti conto in MT940, CAMT.053 o CSV caricati a mano, così il flusso resta sotto il tuo controllo e verifichi il totale dopo ogni import.
• Emissione delle fatture di vendita tramite 4invoices, integrato in 4softerp, senza un secondo programma da riallineare a mano.
• Più società nello stesso account: ogni società ha i propri dati, senza esportare file tra strumenti diversi per riunirli.
• Prova di 6 mesi per verificare sui tuoi estratti conto che il formato caricato sia quello atteso.