Come organizzare il flusso dei documenti aziendali?

Risposta breve

1. Individua l'evento da cui parte ogni documento: ordine confermato, merce ricevuta, pagamento registrato.
2. Definisci quale documento nasce da quell'evento: DDT, fattura, ordine d'acquisto.
3. Stabilisci una soglia di importo oltre la quale serve l'approvazione di un responsabile.
4. Decidi a chi va inviata ogni copia e dove viene archiviata.
5. Assegna a ogni documento uno stato chiaro, per sapere sempre a che punto si trova.

Principi per un flusso ordinato

• Ogni documento deve avere un'origine chiara: chi lo ha creato e da quale documento precedente deriva.
• L'approvazione a due firme riduce il rischio di errori e di abusi sugli importi più alti.
• Un documento non si perde se ha un solo posto in cui viene archiviato.
• Il flusso va scritto e comunicato: altrimenti ognuno lavora a modo proprio.
• Ogni documento dovrebbe avere uno stato riconoscibile: bozza, approvato, inviato, archiviato. Senza stato, nessuno sa cosa manca.
• I documenti di importo basso possono seguire un percorso rapido, quelli alti richiedono più controlli: due percorsi sono meglio di uno solo, pesante per tutti.

Esempi pratici

• Ad esempio, ordine cliente, verifica della giacenza, DDT, fattura e invio al cliente seguono sempre la stessa sequenza.
• Ad esempio, la fattura di un fornitore viene confrontata con ordine e entrata merci e poi approvata dal responsabile prima del pagamento.
• Ad esempio, ogni venerdì si stampa lo scadenzario della settimana successiva.
• Ad esempio, il DDT firmato viene scansionato e archiviato accanto all'ordine, così si ritrova in pochi secondi.
• Ad esempio, gli ordini d'acquisto fino a 1.000 € li approva il responsabile di reparto, quelli oltre 1.000 € anche la direzione: la seconda firma c'è solo dove serve.

Errori da evitare

• Nessun controllo umano sui documenti di importo elevato.
• Inviare e-mail ai clienti senza un indirizzo a cui possano rispondere.
• Archiviare i documenti in cartelle personali difficili da ritrovare.
• Lasciare senza responsabile il passaggio di approvazione: i documenti restano fermi.
• Applicare lo stesso percorso di approvazione a ogni documento, anche da 20 €: il flusso si blocca e le persone iniziano ad aggirarlo.

Come ti aiuta 4softerp

• Ordine, DDT, fattura di vendita e fattura di acquisto collegati nello stesso gestionale, ognuno con il riferimento al documento precedente.
• Fattura emessa con 4invoices dal documento di vendita già registrato.
• Documenti separati per ogni società dello stesso account, senza mescolare archivi e numerazioni.
• Riferimento tra documento e registrazione contabile, per risalire dall'importo in bilancio al documento che lo giustifica.