Come ridurre il tempo perso nelle attività ripetitive?

Risposta breve

1. Individua le attività che ogni settimana ti fanno perdere più tempo.
2. Standardizza quelle con regole chiare: stessi passaggi, stesso ordine, stesso responsabile.
3. Prepara modelli per i documenti che compili di frequente.
4. Fissa un giorno e un'ora per i report periodici, così non vanno rifatti da zero.
5. Scrivi una checklist per ogni attività periodica, con passaggi e responsabile.

Dove si nasconde il tempo perso

• Una parte del lavoro amministrativo è fatta di attività ripetute, uguali ogni settimana.
• Un'attività fatta a mano e rifatta per ogni cliente costa molto più di una procedura scritta.
• I report periodici richiedono meno tempo se hanno sempre lo stesso formato.
• Coinvolgere chi svolge il lavoro è la condizione perché la nuova procedura venga usata.
• Molto tempo si perde nella ricerca: anagrafiche duplicate, documenti archiviati in posti diversi, versioni dello stesso foglio in più cartelle.
• Una checklist di poche righe per ogni attività periodica (chiusura del mese, solleciti, controllo giacenze) evita di dimenticare passaggi e di ricostruirli a memoria.

Esempi pratici

• Ad esempio, 100 fatture ricorrenti preparate da un modello richiedono pochi minuti, non tre ore.
• Ad esempio, il report di giacenza del lunedì mattina ha sempre lo stesso formato e si prepara in pochi minuti.
• Ad esempio, 200 anagrafiche di articoli si caricano da un foglio di calcolo, invece di scriverle una per una.
• Ad esempio, un ufficio amministrativo recupera mezza giornata a settimana smettendo di ricopiare gli stessi dati in tre fogli.
• Ad esempio, la chiusura mensile ha una checklist di otto passaggi: chi la esegue sa cosa controllare e il responsabile la verifica in dieci minuti.

Errori da evitare

• Velocizzare attività non ancora documentate né standardizzate.
• Non coinvolgere chi svolge il lavoro: la nuova procedura viene ignorata.
• Non controllare i risultati: un errore ripetuto passa inosservato.
• Standardizzare le attività e poi non rivedere mai il modo di lavorare.
• Affidare le attività periodiche alla memoria di una sola persona: se è assente, nessun altro sa come procedere.

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