Come eliminare gli errori nei documenti di acquisto?

Risposta breve

1. Controlla i dati chiave di ogni documento: fornitore, partita IVA, IBAN, importi.
2. Applica il controllo a tre vie: ordine, entrata merci e fattura devono coincidere.
3. Per gli acquisti di importo elevato richiedi la firma di un secondo responsabile prima dell'invio dell'ordine.
4. Rivedi ogni settimana gli errori ricorrenti per capire da dove nascono.
5. Registra le note di credito collegandole alla fattura da cui derivano.

Perché gli errori negli acquisti costano

• Una fattura con dati del fornitore sbagliati crea problemi contabili e va corretta.
• Una differenza di quantità tra entrata merci e fattura si chiarisce con il fornitore, se serve con una nota di credito.
• Un ordine d'acquisto approvato riduce il rischio di acquisti non autorizzati.
• I documenti di acquisto vanno archiviati in modo ordinato e ritrovabile.
• Il controllo a tre vie non serve solo sull'importo: verifica anche codice articolo, unità di misura e aliquota IVA, dove gli errori sono più difficili da vedere.
• Le note di credito del fornitore vanno collegate alla fattura originale, altrimenti il saldo del fornitore non torna.

Esempi pratici

• Ad esempio, una fattura con IBAN diverso da quello in anagrafica viene fermata prima del pagamento.
• Ad esempio, la fattura riporta il 5% di merce in più rispetto all'entrata merci: la differenza si contesta prima di pagare.
• Ad esempio, un ordine approvato non può essere consegnato a un prezzo diverso senza una modifica concordata.
• Ad esempio, un ordine viene emesso due volte per lo stesso articolo: la doppia consegna emerge al controllo con l'ordine originale.
• Ad esempio, l'ordine indica 100 pezzi a 4 €, l'entrata merci ne registra 95 e la fattura ne addebita 100: si chiede una nota di credito da 20 € prima di pagare.

Errori da evitare

• Pagare la fattura senza confrontarla con ordine ed entrata merci.
• Approvare gli ordini a voce: alla verifica non c'è traccia.
• Archiviare i documenti in cartelle sul computer di una persona sola.
• Correggere le fatture a mano senza una nota di credito o un documento che spieghi la modifica.
• Registrare la nota di credito del fornitore senza collegarla alla fattura originale: il saldo del fornitore risulta sbagliato e nessuno capisce perché.

Come ti aiuta 4softerp

• Ordine d'acquisto, entrata merci e fattura del fornitore consultabili insieme per il controllo a tre vie.
• Anagrafica fornitori con partita IVA e IBAN, riferimento per notare un dato che cambia da una fattura all'altra.
• Storico degli acquisti per fornitore, per riconoscere gli errori che si ripetono sempre con lo stesso interlocutore.
• Note contabili collegate ai documenti di acquisto, per risalire dalla registrazione al documento che la giustifica.