Come gestire gli ordini ai fornitori?

Risposta breve

1. Crea l'ordine d'acquisto scegliendo il fornitore, gli articoli, le quantità e il prezzo concordato.
2. Invia l'ordine al fornitore e conserva la conferma ricevuta.
3. Alla consegna registra l'entrata merci confrontandola con l'ordine.
4. Collega la fattura di acquisto all'ordine e verifica che quantità e prezzi coincidano.
5. Segui gli ordini ancora aperti e sollecita il fornitore per le consegne che superano la data concordata.

Il ciclo dell'acquisto in breve

• L'ordine d'acquisto è il documento che fissa quantità, prezzo e tempi di consegna.
• L'entrata merci attesta ciò che è arrivato davvero, non ciò che era stato ordinato.
• La fattura del fornitore si controlla contro ordine e entrata merci prima di pagarla.
• Le differenze di quantità o di prezzo si chiariscono con il fornitore, se serve con una nota di credito.
• Un ordine può restare aperto o parzialmente evaso: finché non arriva tutta la merce, il residuo va tenuto d'occhio e sollecitato al fornitore.
• Condizioni di pagamento e termini di consegna vanno scritti nell'ordine, non dati per scontati: sono la base di ogni futura contestazione.

Esempi pratici

• Ad esempio, un ordine di 500 pezzi a 4,20 € arriva in due consegne: la parte ancora da ricevere resta visibile finché l'ordine non è chiuso.
• Ad esempio, la fattura riporta 4,50 € invece di 4,20 €: il confronto con l'ordine fa emergere lo scarto di 150 € prima del pagamento.
• Ad esempio, per lo stesso articolo si confrontano tre fornitori su prezzo, tempi e minimi d'ordine.
• Ad esempio, un ordine da 3.600 € viene approvato dal responsabile acquisti prima di essere inviato al fornitore.
• Ad esempio, l'ordine prevede 300 pezzi a 12 € e ne arrivano 280: l'entrata merci registra 280, il residuo di 20 pezzi (240 €) resta aperto e la fattura si controlla su 280.

Errori da evitare

• Ordinare per telefono o per e-mail senza tenere traccia nel gestionale.
• Registrare la merce in arrivo senza collegarla all'ordine.
• Non verificare le quantità alla consegna: le differenze emergono mesi dopo.
• Chiudere l'ordine quando la merce è arrivata, senza controllare che sia arrivata anche la fattura.
• Pagare la fattura per l'intero importo dell'ordine quando la merce arrivata è inferiore: si anticipano soldi per pezzi mai ricevuti.

Come ti aiuta 4softerp

• Ordine d'acquisto con fornitore, articoli, quantità e prezzo, da cui partono entrata merci e fattura di acquisto.
• Entrata merci che aggiorna la giacenza del magazzino di destinazione nel momento in cui la registri.
• Ordine, merce ricevuta e fattura del fornitore consultabili insieme, per accorgerti degli scarti prima del pagamento.
• Ordini di società diverse nello stesso account, ciascuno con i propri fornitori e le proprie condizioni.