Come organizzare un flusso di approvvigionamento efficiente?

Risposta breve

1. Definisci le regole di riordino: scorta minima, fornitore preferito e quantità standard.
2. Controlla periodicamente gli articoli sotto soglia e prepara gli ordini d'acquisto.
3. Fai approvare gli ordini oltre un certo importo da un secondo responsabile.
4. Registra l'entrata merci e collega la fattura di acquisto all'ordine.
5. Raggruppa per fornitore gli articoli da riordinare e fai un solo ordine, invece di uno per articolo.

Regole per un approvvigionamento ordinato

• Un fornitore preferito accorcia le trattative, ma un secondo fornitore protegge dalle interruzioni.
• Una soglia di importo oltre la quale serve l'approvazione evita ordini fuori controllo.
• Il prezzo concordato va verificato a ogni ordine, non solo alla prima volta.
• Un flusso funziona se è scritto: chi ordina, chi approva, chi riceve la merce.
• Tra un ordine e l'altro passano giorni: il flusso deve indicare chi controlla lo stato delle consegne attese, altrimenti nessuno se ne occupa.
• Riunire più articoli dello stesso fornitore in un solo ordine riduce le spese di spedizione e il numero di documenti da controllare.

Esempi pratici

• Ad esempio, un articolo a consumo costante viene riordinato ogni primo lunedì del mese nella stessa quantità.
• Ad esempio, gli ordini sopra i 5.000 € passano dal direttore acquisti prima dell'invio al fornitore.
• Ad esempio, in alta stagione si aumentano le quantità di riordino del 50% per due mesi e poi si torna alle soglie normali.
• Ad esempio, per un articolo con due fornitori si tiene il primo come preferito e il secondo come alternativa se i tempi si allungano.
• Ad esempio, invece di tre ordini da 400 € allo stesso fornitore nella stessa settimana, se ne emette uno da 1.200 €: una sola consegna e una sola fattura da verificare.

Errori da evitare

• Riordinare senza un tetto di prezzo: si rischia di pagare tariffe fuori mercato.
• Dipendere da un solo fornitore per un articolo critico.
• Non controllare gli ordini emessi: un errore di quantità può ripetersi per mesi.
• Cambiare fornitore per un piccolo risparmio senza considerare affidabilità e tempi di consegna.
• Emettere un ordine per ogni singola esigenza, senza raggruppare: aumentano documenti, consegne e possibilità di errore.

Come ti aiuta 4softerp

• Articoli sotto scorta individuabili confrontando giacenza e soglie, da cui prepari gli ordini d'acquisto della settimana.
• Ordine d'acquisto, entrata merci e fattura di acquisto collegati, senza reinserire fornitore e articoli a ogni passaggio.
• Storico degli ordini per fornitore, per capire chi consegna puntuale prima di scegliere il fornitore preferito.
• Piano dei conti di gruppo condiviso tra le società dello stesso account, così gli acquisti si classificano allo stesso modo.