Come gestire gli ordini dei clienti con un ERP?

Risposta breve

1. Registra l'ordine del cliente con articoli, quantità e prezzi concordati.
2. Controlla la giacenza: segnala subito ciò che manca e la data prevista di rientro.
3. Conferma l'ordine al cliente per iscritto.
4. Prepara la merce ed emetti DDT e fattura partendo dall'ordine, senza reinserire i dati.
5. Prima di confermare, controlla che il cliente abbia dati fiscali completi e nessuna fattura scaduta rilevante.

Dall'ordine alla fattura

• Un ordine confermato è un impegno per entrambe le parti: quantità, prezzo e tempi vanno scritti.
• Il DDT documenta la merce che parte; la fattura documenta ciò che il cliente deve pagare.
• Fattura e DDT devono richiamare lo stesso ordine, per evitare contestazioni su ciò che è stato consegnato.
• Un ordine con merce mancante si può evadere in più spedizioni, purché lo stato sia sempre chiaro.
• Il prezzo dell'ordine va letto dal listino o dall'accordo con il cliente, non digitato a memoria: uno sconto dimenticato diventa una contestazione in fattura.
• Un cliente nuovo merita un controllo prima della conferma: dati fiscali corretti, limite di credito e condizioni di pagamento concordate.

Esempi pratici

• Ad esempio, un ordine con 20 righe viene confermato, spedito e fatturato senza riscrivere nessun dato.
• Ad esempio, l'articolo richiesto non c'è: si comunica al cliente la data di arrivo dell'ordine al fornitore.
• Ad esempio, un ordine da 4.800 € viene evaso in due DDT, il secondo a distanza di una settimana.
• Ad esempio, un cliente chiede di anticipare la consegna: si verifica la giacenza e si conferma il nuovo giorno solo dopo il controllo.
• Ad esempio, un cliente ordina 80 pezzi e ne hai 50: confermi 50 con consegna immediata e 30 con la data di rientro dal fornitore, e il cliente lo sa fin dall'inizio.

Errori da evitare

• Confermare l'ordine senza controllare la giacenza: promesse che non si mantengono.
• Fatturare senza collegare il DDT: alla prima contestazione manca la prova della consegna.
• Non avere una conferma scritta dell'ordine.
• Modificare un ordine già confermato senza avvisare il cliente e senza aggiornare i documenti.
• Accettare un ordine da un cliente con fatture scadute senza aver valutato il rischio di credito.

Come ti aiuta 4softerp

• Ordine cliente con articoli, prezzi e quantità da cui emetti DDT e fattura senza riscrivere le righe.
• Giacenza consultabile mentre registri l'ordine, per confermare solo la merce che puoi davvero consegnare.
• Fattura emessa con 4invoices a partire dall'ordine confermato, senza uscire dal flusso di 4softerp.
• Clienti e listini separati per ogni società dello stesso account.