Jak kontrolować płatności i wpływy w ERP?

Krótka odpowiedź

1. Pobierz wyciąg z banku i zaimportuj go w formacie MT940, CAMT.053 lub CSV.
2. Przypisz każdą transakcję do faktury lub kontrahenta.
3. Rozlicz płatności z fakturami według terminu zapłaty.
4. Transakcje, których nie da się od razu przypisać, oznacz i wyjaśnij z bankiem lub kontrahentem.
5. Sprawdzaj salda kontrahentów i zestawienie faktur przeterminowanych.
6. Zaplanuj płatności do dostawców według terminów, żeby uniknąć zarówno opóźnień, jak i zbyt wczesnych przelewów.

Kontekst operacyjny: kontrola należności i zobowiązań

• Wyciąg bankowy jest źródłem prawdy o wpływach: to on rozstrzyga, czy faktura została zapłacona.
• Regularne rozliczanie, na przykład raz dziennie, zapobiega zaległościom, które później trudno odtworzyć.
• Przeterminowane należności przeglądaj według wieku, aby zacząć od największych i najstarszych.
• Zobowiązania wobec dostawców planuj według terminów, żeby nie tracić rabatów za szybką płatność.
• Płatności częściowe i zbiorcze wymagają szczególnej uwagi: jeden przelew może pokrywać kilka faktur, a jedna faktura być zapłacona w ratach.
• Import wyciągu wykonuj według ustalonego rytmu, a różnice między saldem z wyciągu a saldem w księgach wyjaśniaj tego samego dnia.

Przykłady

• Na przykład klient z pięcioma nieopłaconymi fakturami: przed rozmową przygotowujesz zestawienie z terminami i kwotami.
• Na przykład import wyciągu z 30 transakcjami: każda trafia do właściwej faktury po ręcznym przypisaniu.
• Na przykład plan płatności na kolejne 30 dni pokazuje, że w drugim tygodniu przypada 15 000 EUR zobowiązań.
• Na przykład jeden przelew na 6 200 EUR pokrywa trzy faktury tego samego klienta: przypisujesz kwotę do każdej z nich i sprawdzasz, czy saldo klienta zeruje się poprawnie.
• Na przykład na koniec tygodnia zestawiasz faktury przeterminowane powyżej 30 dni: 12 faktur na łączną kwotę 38 000 EUR, z których pięć dotyczy jednego klienta, więc od niego zaczynasz rozmowy.

Najczęstsze błędy

• Rozliczanie płatności raz na miesiąc, przez co zaległości pozostają niewidoczne.
• Przypisywanie płatności do niewłaściwej faktury z powodu podobnych kwot.
• Brak podziału na należności bieżące i przeterminowane.
• Pomijanie transakcji, których nie da się od razu przypisać, przez co saldo w księgach rozjeżdża się z bankiem.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp importujesz wyciągi bankowe MT940, CAMT.053 i CSV ręcznie, a następnie samodzielnie przypisujesz transakcje do dokumentów.
• Salda kontrahentów są aktualne po każdym rozliczeniu płatności, więc widzisz, kto zalega i od kiedy.
• Faktury zakupu i sprzedaży rozliczasz w jednym miejscu, z zestawieniem przeterminowań dla należności i zobowiązań.
• Wielu kontrahentów i wiele spółek w jednym koncie, z osobnymi rozrachunkami dla każdej spółki grupy.