Jak przygotować raporty finansowe w ERP?

Krótka odpowiedź

1. Wybierz rodzaj raportu: zestawienie obrotów i sald, rachunek zysków i strat lub bilans.
2. Ustaw okres oraz poziom szczegółowości: konta syntetyczne lub analityczne.
3. Upewnij się, że wszystkie dokumenty za okres zostały zaksięgowane, a rozrachunki uzgodnione.
4. Sprawdź zestawienie obrotów i sald: konta z nietypowym saldem to zwykle błąd księgowania.
5. Wygeneruj raport i wyeksportuj go do pliku, jeśli ma trafić do księgowego lub zarządu.
6. Przy grupie spółek przygotuj raport skonsolidowany dopiero po zamknięciu okresu w każdej z nich.

Kontekst operacyjny: wiarygodność raportu

• Raport jest tak dobry, jak dane, na których się opiera: niezaksięgowane dokumenty zniekształcają wynik.
• Plan kont powinien być ustalony przed pierwszym raportem i stosowany jednolicie.
• Zamykanie okresów zapobiega zmianom w zaksięgowanych miesiącach.
• W grupie spółek zasady prezentacji powinny być takie same, żeby wyniki dało się zsumować.
• Bilans ma się zgadzać: aktywa równe pasywom to pierwszy sprawdzian, że księgowania były kompletne i poprawne.
• Zachowuj wersję raportu przekazaną zarządowi, razem z datą jej przygotowania, bo późniejsze korekty księgowań zmieniają liczby.
• Raport przygotowuj według stałego kalendarza zamknięcia: najpierw rozrachunki i magazyn, potem koszty, na końcu zestawienia. Kolejność ogranicza poprawki po fakcie.

Przykłady

• Na przykład zarząd chce poznać marżę brutto po zamknięciu miesiąca: rachunek zysków i strat pokazuje ją w podziale na grupy przychodów.
• Na przykład zestawienie obrotów i sald przed spotkaniem z księgowym pozwala wychwycić konta z nietypowym saldem.
• Na przykład grupa trzech spółek z łącznym przychodem 1,8 mln EUR: raport skonsolidowany łączy ich wyniki po wyłączeniu rozrachunków wewnątrzgrupowych.
• Na przykład spółka sprzedała towar siostrzanej spółce za 40 000 EUR: w raporcie skonsolidowanym ta transakcja jest wyłączona, żeby przychód grupy nie był zawyżony.

Najczęstsze błędy

• Generowanie raportu przed zaksięgowaniem wszystkich dokumentów miesiąca.
• Zmiana planu kont w trakcie roku bez ustalonych zasad przeniesienia.
• Porównywanie okresów przygotowanych według różnych zasad.
• Sumowanie wyników spółek bez wyłączenia rozrachunków wewnątrzgrupowych, co zawyża przychody i zobowiązania grupy.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp z zaksięgowanych not księgowych powstają zestawienia obrotów i sald oraz sprawozdania finansowe każdej spółki.
• Plan kont grupy pozwala zestawić wyniki wielu spółek na wspólnych zasadach, a konsolidacja między spółkami łączy je w jeden raport.
• Raporty finansowe każdej spółki widzisz osobno, a łącznie dla grupy w raporcie skonsolidowanym.
• W ramach 6 miesięcy wersji próbnej sprawdzisz raporty na własnych księgowaniach, a plany Start, Plus, Pro i Premium wycenione są w euro.