Jak monitorować wyniki firmy w ERP?

Krótka odpowiedź

1. Wybierz kilka wskaźników, które naprawdę wpływają na decyzje: przychód, marża, gotówka, należności.
2. Ustal, z jakich raportów pochodzi każdy wskaźnik i kto go sprawdza.
3. Zapisz definicję każdego wskaźnika, żeby liczby z różnych miesięcy dało się porównać.
4. Porównuj wynik z budżetem i z tym samym okresem poprzedniego roku.
5. Ustal stały termin przeglądu, na przykład co miesiąc po zamknięciu okresu.
6. Z każdego przeglądu zapisz co najmniej jedną decyzję lub działanie z terminem i osobą odpowiedzialną.

Kontekst operacyjny: wskaźniki, które mają znaczenie

• Mniej wskaźników to lepiej: pięć, które omawia się regularnie, wartych jest więcej niż dwadzieścia ignorowanych.
• Wskaźnik bez progu nie mówi, czy wynik jest dobry, czy zły.
• Porównanie z poprzednim rokiem uwzględnia sezonowość, której nie widać w porównaniu z poprzednim miesiącem.
• Wskaźniki muszą pochodzić z zamkniętych i zaksięgowanych danych.
• Wynik księgowy to nie to samo co gotówka: firma może wykazywać zysk i jednocześnie mieć problem z płynnością, jeśli klienci płacą późno.
• Wskaźniki przeglądaj z osobami, które na nie wpływają: sprzedaż, magazyn, finanse. Liczby bez rozmowy rzadko zmieniają zachowanie.

Przykłady

• Na przykład prezes na początku miesiąca sprawdza trzy liczby: przychód, marżę brutto i stan gotówki.
• Na przykład dyrektor sprzedaży porównuje przychód z budżetem: 420 000 EUR wobec 450 000 EUR planowanych.
• Na przykład dyrektor finansowy sprawdza wiekowanie należności i zobowiązań na koniec każdego tygodnia.
• Na przykład zysk za kwartał wynosi 60 000 EUR, ale 40 % przychodów to niezapłacone faktury: gotówka jest niższa, więc priorytetem staje się windykacja.
• Na przykład zarząd zauważa, że marża brutto spadła z 32 % do 28 %: rozbicie na grupy towarów pokazuje, że wina leży po stronie jednej grupy, na której obniżono ceny.

Najczęstsze błędy

• Śledzenie zbyt wielu wskaźników jednocześnie.
• Brak progów, według których oceniasz wynik.
• Wyciąganie wniosków z niezamkniętego okresu.
• Ocenianie firmy wyłącznie po zysku, bez sprawdzenia należności, zobowiązań i zapasów, które wiążą gotówkę.
• Porównywanie wyników spółek bez uwzględnienia różnic w ich skali i specyfice, co prowadzi do niesprawiedliwych wniosków.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp raporty finansowe pochodzą z zaksięgowanych not, więc wskaźniki opierają się na rzeczywistych księgowaniach.
• Sprawozdania każdej spółki i wynik skonsolidowany grupy przeglądasz w jednym koncie, z tym samym planem kont.
• Salda kontrahentów i zestawienia przeterminowań uzupełniają wynik o obraz należności i zobowiązań.
• Przez 6 miesięcy wersji próbnej sprawdzisz, czy potrzebne ci wskaźniki da się zbudować z własnych danych, a plany są wycenione w euro.