Jak przygotować zestawienie KPI dla zarządu?

Krótka odpowiedź

1. Zapytaj zarząd, jakie decyzje podejmuje co miesiąc, i dobierz wskaźniki do tych decyzji.
2. Dla każdego wskaźnika wskaż źródło: raport finansowy, magazynowy albo sprzedażowy.
3. Ułóż zestawienie na jednej stronie: od najważniejszego do najmniej ważnego.
4. Przy każdej liczbie podaj odniesienie: budżet, poprzedni okres albo próg ostrzegawczy.
5. Ustal, komu i w jakiej formie przekazujesz raport oraz kto odpowiada za jego przygotowanie.
6. Po dwóch, trzech miesiącach zapytaj zarząd, które liczby się przydały, i usuń resztę.

Kontekst operacyjny: raport, który czyta zarząd

• Jedna strona jest czytana. Dwadzieścia stron się odkłada.
• Zawsze pokaż wynik razem z odniesieniem: budżetem lub poprzednim okresem.
• Definicja wskaźnika powinna być stała, żeby liczby z różnych miesięcy dało się porównać.
• Dane o marżach i wynagrodzeniach udostępniaj tylko osobom, które ich potrzebują.
• Zestawienie przygotowuj po zamknięciu okresu, nie w połowie księgowań, bo liczby w nim muszą się dać obronić przed audytorem i księgowym.
• Komentarz w dwóch zdaniach, dlaczego wynik odbiega od planu, jest cenniejszy niż kolejny wykres: zarząd potrzebuje wyjaśnienia, nie tylko liczby.
• Zestawienie ma jednego autora, który odpowiada za poprawność liczb, oraz stały termin przekazania, na przykład piąty dzień roboczy miesiąca, żeby zarząd wiedział, kiedy go się spodziewać.

Przykłady

• Na przykład zestawienie dla prezesa: przychód wobec budżetu, marża brutto, gotówka i należności przeterminowane.
• Na przykład zestawienie sprzedaży: otwarte zamówienia, wartość niewydanych towarów i najwięksi klienci.
• Na przykład zestawienie finansowe: należności przeterminowane 45 000 EUR, zobowiązania w tym tygodniu 22 000 EUR.
• Na przykład zestawienie magazynowe: wartość zapasów 310 000 EUR, z czego towar bez ruchu od pół roku to 28 000 EUR, więc zarząd decyduje o wyprzedaży.

Najczęstsze błędy

• Umieszczanie w zestawieniu wszystkiego, co da się policzyć.
• Zmiana definicji wskaźnika między miesiącami.
• Udostępnianie wszystkim pełnych danych o marżach.
• Przedstawianie liczb bez odniesienia i komentarza, przez co zarząd nie wie, czy wynik jest dobry.
• Umieszczanie liczb z niezamkniętego okresu w zestawieniu dla zarządu, co później wymusza poprawki i podważa zaufanie do raportu.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp korzystasz z raportów finansowych opartych na zaksięgowanych dokumentach, więc liczby w zestawieniu mają pokrycie w księgach.
• Wyniki każdej spółki grupy oraz konsolidację przeglądasz w jednym koncie, więc jedno zestawienie może obejmować całą grupę.
• Dokumenty sprzedaży i zakupów oraz stany magazynowe dają dane do zestawień sprzedażowych, zakupowych i magazynowych.
• Salda kontrahentów i przeterminowania są źródłem wskaźników należności i zobowiązań w tym samym systemie.