Jak wdrożyć kompletny ERP w swojej firmie?

Krótka odpowiedź

1. Wypisz kluczowe procesy firmy i przypisz je do obszarów systemu.
2. Wybierz obszary na start i ustal kolejność wdrożenia.
3. Oczyść dane i przenieś je: kontrahentów, towary, salda i otwarte zamówienia.
4. Przeszkol zespół na prawdziwych dokumentach, zanim ruszysz z pracą w nowym systemie.
5. Przez jeden do dwóch miesięcy pracuj równolegle ze starym narzędziem, a potem przejdź na nowy system.
6. Po miesiącu od przejścia zrób przegląd: co działa, co nie i jakie reguły trzeba poprawić.

Kontekst operacyjny: plan wdrożenia

• Wdrożenie to projekt organizacyjny, nie tylko techniczny: potrzebuje właściciela i terminów.
• Dane historyczne przenoś w takim zakresie, w jakim są potrzebne do bieżącej pracy.
• Szkolenie zespołu zacznij przed przejściem na nowy system, nie po nim.
• Po przejściu zaplanuj przegląd po miesiącu, by poprawić to, co nie działa.
• Moment przejścia wybierz na początek okresu rozliczeniowego, na przykład pierwszy dzień miesiąca, żeby uniknąć dzielenia księgowań między dwa systemy.
• Ustal z góry kryterium zakończenia pracy równoległej: na przykład dwa kolejne miesiące, w których salda w obu systemach się zgadzają.

Przykłady

• Na przykład dystrybutor z 30 pracownikami: magazyn i sprzedaż w pierwszym miesiącu, zakupy w drugim, finanse w trzecim.
• Na przykład firma usługowa zaczyna od sprzedaży, faktur i finansów, bo nie prowadzi magazynu.
• Na przykład grupa dwóch spółek z obrotem 2 mln EUR przenosi obie do jednego konta, zachowując osobne księgi.
• Na przykład przejście zaplanowano na 1 lipca, a saldo każdego kontrahenta wczytano według stanu na 30 czerwca i uzgodniono z księgowością przed pierwszym dokumentem.

Najczęstsze błędy

• Wdrożenie bez właściciela projektu.
• Przenoszenie całej historii, w tym danych, które nie będą potrzebne.
• Przejście na nowy system bez okresu pracy równoległej.
• Przejście w środku miesiąca, przez co część księgowań jest w starym systemie, a część w nowym i trudno je uzgodnić.

Jak pomaga 4softerp

• Jedno konto 4softerp obejmuje wiele spółek, plan kont grupy, magazyny, zakupy, sprzedaż i raporty finansowe, więc kolejne obszary dodajesz bez zmiany narzędzia.
• Możesz sprawdzić proces na własnych danych w ciągu 6 miesięcy wersji próbnej, jeszcze przed przeniesieniem całej firmy.
• Plany Start, Plus, Pro oraz Premium wycenione w euro pozwalają dobrać zakres do skali firmy i zmieniać go w miarę wdrażania.
• Salda początkowe kontrahentów i stany magazynowe wprowadzasz na wybrany dzień, a potem pracujesz na dokumentach od tej daty.