Jak połączyć procesy magazynu, sprzedaży i zakupów?

Krótka odpowiedź

1. Opisz proces sprzedaży: zamówienie, sprawdzenie dostępności, wydanie, faktura.
2. Opisz proces zakupów: potrzeba, zamówienie u dostawcy, przyjęcie, faktura dostawcy.
3. Połącz oba w jednym magazynie: wydanie zmniejsza stan, przyjęcie go zwiększa.
4. Ustal punkt styku: kto sprawdza stan przed potwierdzeniem zamówienia klienta i kto zamawia u dostawcy przy braku.
5. Regularnie porównuj sprzedaż ze stanem i decyduj, co zamówić.
6. Raz w miesiącu przejrzyj rozbieżności: towary bez ruchu, częste braki i zamówienia pilne.

Kontekst operacyjny: jeden magazyn, dwa procesy

• Sprzedaż zużywa stan, a zakupy go uzupełniają. Oba procesy muszą pracować na tych samych liczbach.
• Dokumenty wspólne dla obu procesów, takie jak stan magazynowy, są miejscem, w którym dane się spotykają.
• Sezonowość zmienia zależność między sprzedażą a zakupami: uwzględnij ją w planowaniu.
• Kilka pierwszych miesięcy poświęć na dostrojenie reguł zamawiania.
• Osoba przyjmująca zamówienia od klientów i osoba składająca zamówienia u dostawców muszą się porozumiewać: sprzedaż zna popyt, zakupy znają terminy dostaw.
• Zapasy w drodze, zamówione, lecz jeszcze nieprzyjęte, warto śledzić osobno, żeby nie zamówić tego samego towaru dwa razy.

Przykłady

• Na przykład zamówienie klienta zmniejsza dostępny stan po wydaniu, a zakup uzupełnia go po kilku dniach.
• Na przykład towar zbliża się do minimum, więc zamawiasz go u dostawcy i przyjmujesz dokumentem przyjęcia po dostawie.
• Na przykład przed sezonem zwiększasz ilość zamawianego towaru o połowę, a po sezonie wracasz do zwykłej.
• Na przykład handlowiec przyjmuje zamówienie na 500 sztuk przy stanie 300: sprawdza w zamówieniach do dostawcy, czy 200 sztuk jest już w drodze, i podaje klientowi realny termin.
• Na przykład miesięczny przegląd pokazuje 15 pozycji, które sprzedają się szybciej, niż wskazują reguły zamawiania: podnosisz dla nich minimum, a dla wolno rotujących obniżasz.

Najczęstsze błędy

• Prowadzenie sprzedaży i zakupów w osobnych narzędziach, przez co stany rozjeżdżają się z rzeczywistością.
• Zamawianie bez sprawdzenia zamówień klientów, które już czekają na realizację.
• Brak przeglądu reguł po pierwszych miesiącach pracy.
• Ponawianie zamówienia u dostawcy, bo poprzedniego nikt nie oznaczył jako złożonego.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp zamówienia, wydania, przyjęcia i faktury pracują na tej samej bazie stanów magazynowych.
• Faktury sprzedaży wystawiasz przez 4invoices, więc dane wydanego towaru trafiają na fakturę bez ponownego wpisywania.
• Zamówienia zakupu i ich przyjęcia widzisz obok sprzedaży, więc decyzję o zamówieniu podejmujesz na podstawie obu stron.
• Wiele magazynów i wiele spółek w jednym koncie, każda z osobnym stanem i dokumentami.