Jak zbudować pełny proces sprzedaży w ERP?

Krótka odpowiedź

1. Przygotuj ofertę dla klienta z cenami, warunkami płatności i terminem ważności.
2. Po akceptacji oferty zamień ją w zamówienie.
3. Sprawdź dostępność i wydaj towar dokumentem wydania.
4. Wystaw fakturę sprzedaży na podstawie zamówienia.
5. Zaksięguj wpływ od klienta i przypisz go do faktury.
6. Zamknij zamówienie dopiero wtedy, gdy towar jest wydany, faktura wystawiona i zapłacona.

Kontekst operacyjny: etapy sprzedaży

• Każdy etap ma własny dokument, a każdy dokument odwołuje się do poprzedniego.
• Jasny status zamówienia pozwala handlowcowi odpowiedzieć klientowi bez dzwonienia do magazynu.
• Warunki płatności ustalone w ofercie powinny przechodzić do faktury bez zmian.
• Sprzedaż usług i sprzedaż towarów mają podobny łańcuch, ale bez etapu wydania z magazynu.
• Oferta ma termin ważności: po jego upływie ceny mogą się zmienić, więc nie zamieniaj starej oferty w zamówienie bez sprawdzenia cennika.
• Ustal, kto zatwierdza rabaty powyżej przyjętego progu, żeby handlowiec nie obiecał ceny poniżej marży.
• Zamówienie zamykaj dopiero wtedy, gdy towar jest wydany, faktura wystawiona, a płatność rozliczona. Otwarte zamówienia bez faktury lub bez wpływu to najczęstsze źródło zapomnianych należności.

Przykłady

• Na przykład dystrybutor przygotowuje ofertę z cennika, a po akceptacji zamienia ją w zamówienie jednym działaniem.
• Na przykład sprzedaż usługi za 2 400 EUR: oferta, zamówienie i faktura, bez etapu magazynowego.
• Na przykład zamówienie z terminem płatności 30 dni jest widoczne na liście należności do dnia wpływu.
• Na przykład klient prosi o 15 % rabatu, a próg handlowca to 10 %: propozycja trafia do kierownika, który decyduje o wyjątku.
• Na przykład zamówienie na 9 000 EUR ma status „wydano”, ale bez faktury: przegląd otwartych zamówień pod koniec tygodnia wychwytuje je, zanim minie termin na wystawienie dokumentu.

Najczęstsze błędy

• Ręczne przepisywanie danych z oferty do faktury, co prowadzi do rozbieżności.
• Brak statusów, więc nikt nie wie, na jakim etapie jest zamówienie.
• Pomijanie rozliczenia płatności, przez co zamówienia zostają otwarte.
• Udzielanie rabatów ustnie, bez zapisu w ofercie, przez co faktura nie zgadza się z tym, co klient pamięta.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp łańcuch od zamówienia do faktury opiera się na dokumentach sprzedaży, które się ze sobą łączą.
• Faktury wystawiane są przez 4invoices, więc dane zamówienia trafiają na fakturę bez ponownego wpisywania.
• Wpływ od klienta przypisujesz do faktury, a saldo klienta odzwierciedla rozliczenie.
• Sprzedaż kilku spółek prowadzisz w jednym koncie, a raporty każdej z nich widzisz osobno.