Jak śledzić dostawy do klientów?

Krótka odpowiedź

1. Zestaw listę zamówień do wysłania z terminem, klientem i statusem.
2. Przy każdej dostawie zapisz dokument wydania i informacje o przewoźniku.
3. Statusy aktualizuj po każdym etapie: skompletowano, wysłano, dostarczono.
4. Zapisuj numer przesyłki przy dokumencie, żeby odnaleźć go bez pytania kuriera.
5. Opóźnione dostawy przeglądaj codziennie i kontaktuj się z klientem z wyprzedzeniem.

Kontekst operacyjny: kontrola dostaw

• Termin dostawy obiecany klientowi powinien być zapisany w zamówieniu.
• Numer przesyłki warto trzymać przy dokumencie wydania, żeby łatwo go odnaleźć.
• Zwrot towaru rejestruj osobnym dokumentem, żeby wrócił na właściwy stan.
• Klient chętniej wybacza opóźnienie zgłoszone wcześniej niż zauważone po fakcie.
• Potwierdzenie odbioru przechowuj razem z dokumentem wydania: przy reklamacji ilości lub uszkodzenia to ono rozstrzyga spór.
• Rozdziel dostawy własne od realizowanych przez przewoźnika, bo mają różne terminy, koszty i sposób zgłaszania problemów.
• Uzgodnij z klientem sposób powiadamiania o wysyłce, na przykład wiadomość z numerem przesyłki wysłana w dniu wydania, żeby nie musiał dopytywać o status.

Przykłady

• Na przykład 50 zamówień do wysyłki dziennie: lista ze statusami pozwala od razu zobaczyć, które nie zostały jeszcze skompletowane.
• Na przykład dostawa opóźniona o dwa dni: handlowiec informuje klienta, zanim ten zapyta.
• Na przykład zwrot towaru o wartości 900 EUR jest przyjęty dokumentem, a towar wraca na stan magazynu.
• Na przykład klient zgłasza uszkodzenie 4 z 40 sztuk: dokument wydania i potwierdzenie odbioru pozwalają ustalić, na jakim etapie powstała szkoda.
• Na przykład na koniec dnia magazynier zestawia listę zamówień zakończonych wydaniem i sprawdza, czy każde ma numer przesyłki i czy handlowiec przekazał go klientowi.

Najczęstsze błędy

• Brak numeru przesyłki przy dokumencie, więc trudno wyjaśnić reklamację.
• Nieaktualizowanie statusów, przez co lista przestaje być wiarygodna.
• Przyjmowanie zwrotów bez dokumentu.
• Wysyłanie zamówień częściowo bez informacji dla klienta, który zakłada, że dostanie całość naraz.
• Wystawianie faktury sprzedaży, zanim towar faktycznie opuścił magazyn, co powoduje spór o termin płatności.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp dokumenty wydania są powiązane z zamówieniami i fakturami sprzedaży, więc od dostawy dojdziesz do faktury i odwrotnie.
• Stan magazynowy odzwierciedla wydania, więc dostępność towaru jest wiarygodna przy przyjmowaniu kolejnych zamówień.
• Zwrot rejestrujesz dokumentem, który przywraca towar na stan i koryguje sprzedaż.
• Dokumenty sprzedaży i wydań kilku spółek przeglądasz w jednym koncie, każdej osobno.
• Zaksięgowane wydanie od razu zmniejsza dostępny stan, więc handlowiec, który przyjmuje kolejne zamówienie, widzi rzeczywistą liczbę sztuk.