Dlaczego dostawy się opóźniają i jak to naprawić?

Krótka odpowiedź

1. Zestaw zamówienia zrealizowane po terminie i poszukaj wspólnych cech: klient, towar, magazyn, przewoźnik.
2. Sprawdź, na którym etapie tracisz czas: potwierdzenie, kompletacja, wysyłka czy transport.
3. Ustal oczekiwany czas dla każdego etapu.
4. Zmierz rzeczywisty czas z dat na dokumentach: zamówienie, wydanie, faktura.
5. Popraw ten etap, który powoduje największą część opóźnień.
6. Po zmianie porównaj odsetek zamówień zrealizowanych w terminie z okresem sprzed zmiany.

Kontekst operacyjny: gdzie ucieka czas

• Opóźnienie rzadko ma jedną przyczynę: zwykle to suma niewielkich strat na kilku etapach.
• Najpierw zmierz czas etapów, potem zmieniaj proces.
• Duże zamówienia mają własne ryzyka: dłuższa kompletacja, braki w części pozycji.
• Przewoźnik to tylko jeden z etapów. Nie zawsze to on odpowiada za opóźnienie.
• Terminy obiecywane klientom oprzyj na rzeczywistych czasach realizacji z ostatnich miesięcy, a nie na najlepszym scenariuszu.
• Braki towaru w chwili kompletacji często zaczynają się wcześniej: w zamówieniu, które przyjęto bez sprawdzenia stanu.
• Opóźnienia dzielą się na powtarzalne i jednorazowe. Powtarzalne warto usuwać zmianą procesu, jednorazowe wystarczy wyjaśnić i odnotować.

Przykłady

• Na przykład analiza wykazuje, że 40 % opóźnień powstaje przy kompletacji, więc wstępne zbieranie towaru skraca czas.
• Na przykład zamówienia powyżej 10 pozycji opóźniają się trzy razy częściej, więc dzielisz je na dwie wysyłki.
• Na przykład przewoźnik regularnie gubi dwa dni na tej samej trasie, więc zmieniasz partnera w danym regionie.
• Na przykład średni czas od zamówienia do wydania wynosi 4 dni, choć klientom obiecywano 2: skrócenie potwierdzania zamówień z 2 dni do kilku godzin daje największy efekt.
• Na przykład opóźnienie wynika z tego, że zamówienia złożone po południu trafiają do kompletacji dopiero następnego dnia rano: przesunięcie godziny granicznej skraca średni czas o dzień.

Najczęstsze błędy

• Obwinianie przewoźnika bez sprawdzenia własnych etapów.
• Obiecywanie klientom terminów bez znajomości rzeczywistego czasu realizacji.
• Poprawianie wszystkich etapów naraz, bez wskazania najsłabszego.
• Mierzenie tylko średniej: kilka bardzo spóźnionych zamówień psuje wrażenie klientów bardziej niż stała, lecz niewielka zwłoka.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp zamówienia klientów i dokumenty wydań są powiązane, więc widzisz, jak długo trwa droga od zamówienia do wydania.
• Stany magazynowe odzwierciedlają wydania, więc dostępność towaru przy przyjmowaniu zamówienia jest aktualna.
• Daty na dokumentach sprzedaży pozwalają policzyć czas każdego etapu bez osobnego arkusza.
• Zakupy, magazyn i sprzedaż w jednym koncie, więc opóźnienie z powodu braku towaru łatwo powiązać z zamówieniem u dostawcy.