Jak obsługiwać zamówienia klientów w ERP?

Krótka odpowiedź

1. Zarejestruj zamówienie klienta z towarami, ilościami, cenami i terminem dostawy.
2. Sprawdź dostępność w magazynie i zaznacz braki.
3. Potwierdź zamówienie klientowi i uzgodnij, co robisz z pozycjami niedostępnymi: dostawa częściowa czy oczekiwanie.
4. Wydaj towar dokumentem wydania i sprawdź zgodność z zamówieniem.
5. Z zamówienia wystaw fakturę, żeby nie przepisywać danych.

Kontekst operacyjny: od zamówienia do faktury

• Zamówienie klienta jest dokumentem wyjściowym, z którego wynikają wydanie i faktura.
• Ustal zasadę, jak zabezpieczasz towar pod zamówienie, żeby nie obiecać go dwóm klientom.
• Przy braku towaru podaj klientowi realną datę dostępności zamiast zgadywać.
• Zmiany w zamówieniu wprowadzaj w dokumencie, a nie w wiadomościach, żeby wszyscy widzieli aktualną wersję.
• Ceny i rabaty ustal przed potwierdzeniem zamówienia. Zmiana ceny po wydaniu towaru wymaga korekty faktury i rozmowy z klientem.
• Sprawdzaj limit należności klienta przed przyjęciem dużego zamówienia, żeby nie sprzedać towaru komuś, kto zalega z wcześniejszymi płatnościami.
• Zamówienia z terminem realizacji w tym samym dniu oznaczaj wyraźnie i realizuj najpierw, bo opóźnienie w takich zamówieniach klient zauważa najszybciej.

Przykłady

• Na przykład klient zamawia 20 pozycji: dla 18 towar jest dostępny, dla 2 pozostaje zamówienie do realizacji po dostawie.
• Na przykład zamówienie o wartości 7 800 EUR: wydanie i faktura powstają z tego samego zamówienia, bez przepisywania pozycji.
• Na przykład towar przeznaczony dla klienta A jest odłożony w ustalonym miejscu magazynu, więc kompletujący nie oddaje go klientowi B.
• Na przykład klient ma zaległość 15 000 EUR przeterminowanych faktur: przed wysyłką nowego zamówienia handlowiec ustala z nim plan zapłaty.
• Na przykład hurtownik przyjmuje 60 zamówień dziennie: te z dostawą na jutro trafiają na początek listy kompletacji, a reszta po południu.

Najczęstsze błędy

• Przyjmowanie zamówień telefonicznie bez zapisu w systemie.
• Wystawianie faktury zanim towar został wydany z magazynu.
• Brak informacji o brakach, więc klient dowiaduje się o nich w dniu dostawy.
• Obiecywanie terminu bez sprawdzenia, czy towar jest na stanie, a nie tylko w zamówieniu u dostawcy.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp dokumenty sprzedaży pochodzą z jednego łańcucha: zamówienie, wydanie, faktura, więc pozycje wprowadzasz jeden raz.
• Faktury wystawiasz przez 4invoices, więc dane sprzedaży i fakturowania są spójne.
• Wydanie towaru zmienia stan magazynowy w tym samym miejscu, w którym pracujesz nad zamówieniem.
• Saldo klienta, z zaległymi fakturami, sprawdzisz przed przyjęciem kolejnego dużego zamówienia.