Jak ograniczyć błędy operacyjne dzięki ERP?

Krótka odpowiedź

1. Prowadź dane w jednym miejscu, a nie w kilku arkuszach.
2. Wprowadź akceptację drugiej osoby dla dokumentów o wysokiej wartości.
3. Sprawdzaj zgodność zamówienia, dostawy i faktury przed płatnością.
4. Ustal stałe wzory dokumentów i nazwy kontrahentów, żeby ten sam klient nie występował pod trzema nazwami.
5. Co tydzień przeglądaj nietypowe pozycje: ujemne stany, duże korekty, dokumenty bez odniesienia.
6. Każdy wykryty błąd opisz: gdzie powstał, kto go wykrył i co zmieniono w procesie, żeby się nie powtórzył.

Kontekst operacyjny: skąd biorą się błędy

• Większość błędów bierze się z ręcznego przepisywania danych i pośpiechu.
• Błąd wychwycony na etapie zamówienia kosztuje mniej niż ten wykryty na fakturze.
• Rozdział ról ogranicza ryzyko: kto zamawia, nie powinien sam zatwierdzać płatności.
• Przegląd błędów pod kątem tego, gdzie powstały, pokazuje, który krok trzeba poprawić.
• Dane podstawowe, takie jak kontrahenci, towary i stawki, są źródłem wielu błędów: uporządkuj je najpierw, a dopiero potem doskonal dokumenty.
• Zbyt wiele akceptacji też jest błędem procesu: jeśli kierownik zatwierdza wszystko, przestaje czytać, co zatwierdza.

Przykłady

• Na przykład zamówienie na 100 sztuk, dostawa 95 sztuk, faktura na 100: różnica jest widoczna przy porównaniu dokumentów.
• Na przykład ujemny stan magazynowy sygnalizuje wydanie towaru, którego nie przyjęto na stan.
• Na przykład płatność 12 000 EUR do nowego dostawcy zatwierdza druga osoba.
• Na przykład ten sam kontrahent założony trzykrotnie pod różnymi nazwami rozbija jego saldo na trzy części, więc zaległość wygląda na mniejszą.
• Na przykład magazynier wydaje towar pod niewłaściwym kodem: dwa tygodnie później stan jednego produktu jest ujemny, a drugiego zawyżony. Kontrola ujemnych stanów wskazuje miejsce błędu.

Najczęstsze błędy

• Zakładanie, że błędy są sprawą pojedynczych pracowników, a nie procesu.
• Zatwierdzanie płatności przez tę samą osobę, która złożyła zamówienie.
• Brak przeglądu nietypowych pozycji.
• Zakładanie duplikatów kontrahentów i towarów zamiast szukania istniejących, co rozprasza historię i salda.
• Reagowanie na każdy błąd osobno, bez szukania przyczyny wspólnej, przez co ten sam błąd wraca w innym miejscu.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp masz jedną bazę dokumentów zamiast wielu arkuszy, więc dane o kontrahentach i towarach nie rozjeżdżają się między plikami.
• Dokumenty zakupu, magazynu i sprzedaży odwołują się do siebie, co ułatwia porównanie zamówienia z dostawą i fakturą.
• Stany magazynowe wynikają z dokumentów, więc ujemny stan lub brakujący dokument widać szybciej.
• Saldo kontrahenta zbiera wszystkie jego dokumenty w jednym miejscu, więc rozproszone duplikaty łatwiej wykryć.