Jak wyeliminować błędy w dokumentach zakupu?

Krótka odpowiedź

1. Wprowadź stałą kontrolę pól krytycznych: dostawca, ilość, cena, waluta.
2. Stosuj zasadę trzech dokumentów: zamówienie, przyjęcie i faktura muszą do siebie pasować.
3. Ustal tolerancję różnic, na przykład kilka procent na ilości, i wyjaśniaj wszystko, co ją przekracza.
4. Ustal próg wartości, powyżej którego drugą osobę obowiązuje akceptacja.
5. Nowego dostawcę zweryfikuj przed pierwszym zamówieniem: dane firmy i numer rachunku.
6. Co tydzień przeglądaj wykryte błędy i szukaj powtarzających się wzorców.

Kontekst operacyjny: kontrola zakupów

• Błąd w dokumencie zakupu potrafi się powielić: zła cena trafia do stanów, kosztów i rozrachunków.
• Tolerancję różnic ustal z góry, na przykład kilka procent na ilości.
• Nowych dostawców weryfikuj przed pierwszym zamówieniem.
• Zamówienie zatwierdzone nie powinno zmieniać ceny bez zmiany dokumentu.
• Faktury w obcej walucie sprawdzaj pod kątem kursu i daty przeliczenia, bo różnica kursowa jest częstym źródłem drobnych, lecz powtarzalnych rozbieżności.
• Zmiany numeru rachunku dostawcy potwierdzaj drugim kanałem, na przykład telefonem do znanej osoby. To prosta ochrona przed fałszywymi fakturami.
• Zamówienia zakupu numeruj w jednej serii i zapisuj przy nich osobę zamawiającą. Gdy pojawia się rozbieżność, od razu wiadomo, z kim ją wyjaśnić.

Przykłady

• Na przykład faktura z niewłaściwymi danymi dostawcy jest odsyłana do korekty przed zaksięgowaniem.
• Na przykład ilość na fakturze różni się od przyjętej o 5 %, więc różnica trafia do wyjaśnienia z dostawcą.
• Na przykład zamówienie na 9 500 EUR wymaga akceptacji drugiej osoby przed wysłaniem.
• Na przykład dostawca przysyła fakturę z nowym numerem rachunku: przed płatnością 14 000 EUR księgowa potwierdza zmianę telefonicznie u znanego kontaktu.
• Na przykład zamówiono 200 sztuk po 4,50 EUR, a faktura opiewa na 4,80 EUR za sztukę: różnica 60 EUR to niewielka kwota, ale przy stałych zakupach rocznie robi się z niej istotny koszt.

Najczęstsze błędy

• Księgowanie faktur bez porównania z przyjęciem towaru.
• Brak tolerancji dla drobnych różnic, co blokuje pracę, albo zbyt duża tolerancja, która ukrywa błędy.
• Rezygnacja z przeglądu błędów.
• Płacenie faktur w dniu wpływu, bez sprawdzenia, czy dostawca nie zmienił danych rachunku.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp zamówienie zakupu, przyjęcie towaru i faktura dostawcy są powiązane, co ułatwia trójstronne porównanie.
• Zaksięgowane przyjęcie towaru aktualizuje stan magazynowy, więc rozbieżności między fakturą a dostawą widać szybko.
• Dokumenty zakupu wielu spółek w jednym koncie, z osobnymi rozrachunkami dla każdej z nich.
• Historia zakupów danego dostawcy pozwala sprawdzić, czy cena na nowej fakturze mieści się w zwykłym przedziale.