Jak zarządzać zamówieniami do dostawców?

Krótka odpowiedź

1. Sprawdź stan towaru i historię zakupów, a dopiero potem utwórz zamówienie zakupu z dostawcą, towarami, ilościami i uzgodnionymi cenami.
2. Przekaż zamówienie dostawcy w uzgodniony sposób i zapisz termin dostawy oraz warunki płatności.
3. Po dostawie przyjmij towar dokumentem przyjęcia i porównaj go z zamówieniem: ilość, cena, jakość.
4. Braki, uszkodzenia i nadwyżki opisz przy przyjęciu, zanim towar trafi na regał.
5. Fakturę dostawcy zaksięguj z odniesieniem do zamówienia i sprawdź różnice w ilości oraz cenie.

Kontekst operacyjny: porządek w zakupach

• Zamówienie zakupu to pierwszy dokument, do którego odwołują się przyjęcie i faktura.
• Dostawy częściowe warto rozliczać tak, żeby było widać, ile jeszcze zostało do odebrania.
• Zatwierdzenie zamówień powyżej ustalonej kwoty przez drugą osobę ogranicza ryzyko błędu.
• Ceny i terminy ustalone z dostawcą zapisz przy zamówieniu, a nie tylko w wiadomościach.
• Zamówienie, którego dostawca nie potwierdził, traktuj jako niepewne: zapisz potwierdzenie z datą, żeby przy opóźnieniu mieć się do czego odwołać.
• Reklamacje wobec dostawcy zgłaszaj od razu po przyjęciu, z dokumentem przyjęcia i opisem różnicy, bo z upływem czasu ich wyjaśnienie się komplikuje.

Przykłady

• Na przykład zamówienie na 4 500 EUR dostarczone w dwóch partiach: pierwsza partia jest przyjęta, a druga widoczna jako pozostała do odbioru.
• Na przykład dostawca fakturuje 100 sztuk, a przyjęto 95: różnica jest widoczna przy porównaniu faktury z dokumentem przyjęcia.
• Na przykład ten sam towar można kupić u dwóch dostawców: porównujesz ceny i terminy przed złożeniem zamówienia.
• Na przykład dostawca obiecał termin 10 dni, a towar przyszedł po 16: zapisana w zamówieniu obietnica pozwala rozmawiać o rabacie zamiast o domysłach.

Najczęstsze błędy

• Zamawianie telefonicznie bez dokumentu, przez co później nie ma podstawy do reklamacji.
• Księgowanie faktury bez sprawdzenia, czy towar faktycznie dotarł.
• Brak śledzenia dostaw częściowych, więc zamówienie wygląda na zrealizowane, choć część towaru nie przyszła.
• Przyjmowanie towaru bez sprawdzenia ilości przy dostawcy lub kurierze, co utrudnia późniejszą reklamację.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp zamówienie, przyjęcie towaru i faktura dostawcy należą do jednego obiegu dokumentów zakupu, więc każdą fakturę porównasz z zamówieniem.
• Przyjęcie towaru zmienia stan magazynowy, więc dane zakupowe i magazynowe się nie rozchodzą.
• Zakupy kilku spółek prowadzisz w jednym koncie, z osobnymi dokumentami i rozrachunkami każdej z nich.
• Ceny z poprzednich zamówień zostają w dokumentach, więc przed nową decyzją sprawdzisz, ile zapłacono ostatnio.