Jak uniknąć braków magazynowych?

Krótka odpowiedź

1. Ustal dla każdego ważnego towaru poziom minimalny i maksymalny.
2. Oblicz punkt ponownego zamawiania: dzienne zużycie razy czas dostawy, plus zapas bezpieczeństwa.
3. Rozdziel towary na kluczowe i marginalne, żeby najostrożniej pilnować tych, które przynoszą największą sprzedaż.
4. Regularnie porównuj stan z poziomem minimalnym i zamawiaj z wyprzedzeniem.
5. Raz na kwartał skoryguj minima na podstawie historii sprzedaży i sezonowości.

Kontekst operacyjny: skąd biorą się braki

• Braki wynikają najczęściej z długiego czasu dostawy, którego nikt nie uwzględnił.
• Towary sezonowe potrzebują wyższych minimów przed sezonem i niższych po nim.
• Zapas bezpieczeństwa zależy od zmienności popytu, nie od średniej.
• Najpierw zabezpiecz towary, które sprzedają się najszybciej i przynoszą największą marżę.
• Czas dostawy mierz na podstawie dokumentów: od daty zamówienia do daty przyjęcia, a nie według obietnic dostawcy.
• Zbyt wysokie minima też są problemem: zamrażają gotówkę w magazynie i zwiększają ryzyko przeterminowania lub przestarzenia towaru.
• Braki analizuj po fakcie: przy każdym zanotuj przyczynę, na przykład opóźnienie dostawcy, nietrafna prognoza albo błąd w zamówieniu. Po kilku miesiącach widać, którą regułę trzeba poprawić.

Przykłady

• Na przykład surowiec z dostawą w 7 dni: punkt zamawiania ustawiony na zużycie z 10 dni daje margines na opóźnienie.
• Na przykład towar sezonowy: przed sezonem minimum rośnie o połowę, po sezonie wraca do zwykłego poziomu.
• Na przykład zamówienie o wartości 3 000 EUR złożone dwa tygodnie wcześniej kosztuje mniej niż utracona sprzedaż z powodu braku towaru.
• Na przykład dostawca deklaruje 5 dni, ale z dokumentów wynika średnio 9: minimum trzeba ustawić według rzeczywistego czasu, a nie deklarowanego.
• Na przykład w kwartale odnotowano 6 braków: cztery dotyczyły tego samego dostawcy, więc zamiast zwiększać wszystkie zapasy, poprawiasz punkt zamawiania tylko dla jego towarów.

Najczęstsze błędy

• Ustawienie minimum raz i niesprawdzanie go przez cały rok.
• Liczenie punktu zamawiania bez czasu dostawy.
• Zamawianie wszystkiego z takim samym zapasem, bez podziału na towary kluczowe i marginalne.
• Zawyżanie zapasów w reakcji na jeden brak, co po kilku miesiącach zamraża środki w towarze, który się nie sprzedaje.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp widzisz stany z podziałem na magazyny, więc łatwo porównać je z przyjętym minimum dla każdej lokalizacji.
• Dokumenty zakupu i sprzedaży pokazują tempo rotacji towaru, na którym opierasz poziomy zamawiania.
• Daty zamówienia i przyjęcia w dokumentach zakupu pozwalają policzyć rzeczywisty czas dostawy każdego dostawcy.
• Zapasy, zakupy i sprzedaż są w jednym systemie, bez przepisywania danych między arkuszami.