Jak zbudować proces zaopatrzenia w ERP?

Krótka odpowiedź

1. Określ reguły zamawiania: poziom minimalny, preferowany dostawca i standardowa ilość zamówienia.
2. Ustal, kto sprawdza stany i kto składa zamówienie, oraz jak często.
3. Zdefiniuj próg kwoty, powyżej którego zamówienie wymaga akceptacji.
4. Zapisz zamówienie zakupu i przekaż je dostawcy, notując potwierdzony termin.
5. Dostawę przyjmij dokumentem przyjęcia, a fakturę zestaw z zamówieniem.
6. Po każdym cyklu zapisz, co się nie powiodło: spóźnienie, brak, zła cena, i popraw regułę.

Kontekst operacyjny: proces zaopatrzenia

• Proces zaopatrzenia działa dobrze wtedy, gdy każdy krok ma właściciela.
• Preferowany dostawca skraca decyzję, ale warto mieć zapasowego.
• Progi akceptacji dobieraj do skali firmy: zbyt niskie spowalniają, zbyt wysokie osłabiają kontrolę.
• Raz na kwartał przejrzyj reguły, bo zmieniają się ceny, terminy i popyt.
• Zamówienia pilne, poza zwykłym cyklem, oznaczaj osobno i zapisuj ich przyczynę. Jeśli jest ich dużo, reguły zamawiania są źle ustawione.
• Ustal, kto zastępuje osobę odpowiedzialną za zamówienia w czasie urlopu, żeby proces nie stawał na kilka dni.
• Progi i częstotliwość zamawiania zapisz w krótkiej procedurze, którą zna każdy uczestnik procesu, także osoba zastępująca. Dzięki temu proces nie zależy od pamięci jednej osoby.

Przykłady

• Na przykład towar o stałym zużyciu: zamówienie składane pierwszego dnia każdego miesiąca w stałej ilości.
• Na przykład towar krytyczny dla sprzedaży: zamówienie powyżej 5 000 EUR trafia do akceptacji dyrektora.
• Na przykład przed sezonem reguła zmienia ilość zamówienia na 1,5-krotność zwykłej, a po sezonie wraca do normy.
• Na przykład preferowany dostawca ma braki, więc kierownik zamawia u zapasowego z wyższą ceną i notuje różnicę jako koszt zabezpieczenia dostaw.
• Na przykład firma zamawia towary szybko rotujące co tydzień, a wolno rotujące co miesiąc, dzięki czemu zamówienia są mniejsze i rzadziej przekraczają próg akceptacji.

Najczęstsze błędy

• Brak wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za zamówienia, więc każdy zakłada, że zamówił ktoś inny.
• Reguły ustawione raz i nigdy niesprawdzane.
• Akceptacja zamówień bez wglądu w bieżący stan i historię cen.
• Zbyt wiele zamówień pilnych, które podnoszą koszty transportu i zaburzają planowanie kolejnych dostaw.

Jak pomaga 4softerp

• Łańcuch dokumentów w 4softerp, czyli zamówienie zakupu, przyjęcie towaru i faktura dostawcy, odpowiada krokom procesu zaopatrzenia.
• Stan magazynowy po przyjęciu odzwierciedla dostawę, więc kolejne decyzje o zamówieniu opierasz na aktualnych danych.
• Ten sam proces możesz odwzorować dla każdej spółki w grupie, w jednym koncie i z osobnymi dokumentami.
• W wersji próbnej 6 miesięcy przeprowadzisz pełny cykl na kilku prawdziwych zamówieniach, zanim ustalisz reguły dla całej firmy.