Jak usprawnić procesy w firmie za pomocą ERP?

Krótka odpowiedź

1. Wypisz czynności, które powtarzają się co tydzień: zamówienia, faktury, raporty.
2. Dla każdej ustal właściciela, kolejne kroki i dokument, który ją zamyka.
3. Zmierz, ile czasu zajmuje każda z nich dziś, żeby po zmianie mieć punkt odniesienia.
4. Przenieś proces do jednego systemu, żeby dane nie krążyły między arkuszami.
5. Sprawdź proces na rzeczywistych danych i popraw kroki, które się zacinają.
6. Raz w miesiącu oceń, ile czasu zajmuje każdy proces, i zajmij się najdłuższym.

Kontekst operacyjny: gdzie tracisz czas

• Największe straty czasu to ręczne przepisywanie danych i szukanie dokumentów.
• Proces bez właściciela nie poprawia się sam.
• Zmieniaj jeden proces naraz, żeby wiedzieć, co przyniosło efekt.
• Nie każdy proces warto usprawniać: zacznij od tych, które wykonujesz najczęściej.
• Zapytaj osoby, które pracują w procesie na co dzień: to one wiedzą, gdzie dane są wpisywane dwa razy i które kroki są zbędne.
• Zapisz proces w krótkiej instrukcji, na jedną stronę. Dzięki temu nowa osoba wie, co robić, a zmiany łatwo porównać z poprzednią wersją.
• Po każdej zmianie procesu zapisz datę i jej powód. Po kilku miesiącach łatwo sprawdzić, które zmiany faktycznie skróciły czas, a które nic nie dały.

Przykłady

• Na przykład zakupy: jedna osoba sprawdza stany w poniedziałek i składa zamówienia w ustalonym dniu, więc nie ma zamówień w ostatniej chwili.
• Na przykład faktury za abonament: comiesięczna partia 100 faktur jest przygotowywana w jednym oknie czasowym, według stałej listy klientów.
• Na przykład raport tygodniowy dla zarządu ma stały układ i pochodzi z tych samych danych co księgowość.
• Na przykład rozliczanie płatności: zamiast szukać przelewów w kilku plikach, jedna osoba codziennie o 9:00 importuje wyciąg i przypisuje transakcje, co zajmuje kwadrans.

Najczęstsze błędy

• Próba zmiany wszystkich procesów jednocześnie.
• Brak ustalonego właściciela procesu.
• Usprawnianie kroku, który występuje raz w roku, zamiast tych wykonywanych codziennie.
• Wprowadzanie nowego narzędzia bez zapisania, jak ma wyglądać proces, więc każdy pracuje w nim po swojemu.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp zakupy, magazyn, sprzedaż i księgowość korzystają z jednej bazy dokumentów, więc proces nie rwie się między narzędziami.
• Jeden dokument prowadzi do następnego, na przykład zamówienie do wydania, a wydanie do faktury, bez przepisywania danych między etapami.
• Ten sam proces stosujesz w całej grupie, bo wiele spółek działa w jednym koncie.
• Import wyciągu, przypisanie transakcji i raport finansowy wykonujesz w tym samym systemie, więc cykl miesięczny ma mniej przekazań.