Jak uporządkować obieg dokumentów w ERP?

Krótka odpowiedź

1. Opisz, jaki dokument powstaje po jakim zdarzeniu: zamówienie, wydanie, faktura, płatność.
2. Wskaż osobę odpowiedzialną za każdy dokument.
3. Określ terminy: w ciągu ilu dni od zdarzenia dokument ma trafić do systemu.
4. Dodaj akceptację drugiej osoby dla kwot powyżej ustalonego progu.
5. Powiąż dokumenty ze sobą, żeby od faktury dojść do zamówienia i wydania.

Kontekst operacyjny: zasady obiegu dokumentów

• Każdy dokument ma jedno źródło: kolejne powstają z poprzedniego, a nie od zera.
• Progi akceptacji zapisz w procedurze, żeby były jasne dla wszystkich.
• Dokument zaksięgowany nie powinien być zmieniany. Korektę wystawia się osobnym dokumentem.
• Regularnie przeglądaj dokumenty otwarte: zamówienia bez faktury i faktury bez zamówienia.
• Numeracja dokumentów powinna być ciągła i jednoznaczna. Luki w numeracji trzeba umieć wyjaśnić.
• Papierowe dokumenty, na przykład podpisane potwierdzenia odbioru, opisz numerem dokumentu w systemie, żeby dało się je połączyć z ewidencją.
• Ustal krótki termin na zaksięgowanie dokumentu od zdarzenia, na przykład dwa dni robocze. Im dłużej dokument leży w teczce, tym trudniej odtworzyć, kto i dlaczego go wystawił.

Przykłady

• Na przykład zamówienie online: sprawdzenie stanu, dokument wydania, faktura i wysłanie faktury do klienta następują po sobie w ustalonej kolejności.
• Na przykład faktura dostawcy na 8 000 EUR wymaga sprawdzenia z zamówieniem i akceptacji kierownika przed płatnością.
• Na przykład na koniec dnia przeglądasz listę zamówień, do których nie wystawiono faktury.
• Na przykład pomyłka w cenie na zaksięgowanej fakturze sprzedaży: zamiast edytować dokument, wystawiasz korektę, która zostaje w historii razem z pierwotną fakturą.
• Na przykład dostawa przyjęta w piątek zostaje zaksięgowana w poniedziałek rano, a faktura dostawcy, która przychodzi we wtorek, jest zestawiona z tym samym przyjęciem, bez szukania go w papierach.

Najczęstsze błędy

• Edytowanie zaksięgowanych dokumentów zamiast wystawiania korekt.
• Brak zasad akceptacji, więc wysokie kwoty przechodzą bez kontroli.
• Dokumenty niepowiązane ze sobą, przez co nie da się ich prześledzić.
• Wpisywanie dokumentów po kilku tygodniach, zbiorczo, co zaburza kolejność zdarzeń i utrudnia uzgodnienia.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp dokumenty sprzedaży i zakupów są powiązane w łańcuch, który da się prześledzić od faktury do towaru.
• Faktury sprzedaży są wystawiane przez 4invoices, więc dane zamówienia trafiają na fakturę bez ponownego wpisywania.
• Obieg dokumentów każdej spółki w grupie jest osobny, a widoczny z jednego konta.
• Korekta zaksięgowanego dokumentu to osobny dokument, więc w historii widać zarówno wersję pierwotną, jak i poprawkę.