Jak skrócić czas powtarzalnych czynności w firmie?

Krótka odpowiedź

1. Zmierz, ile czasu zajmują czynności, które powtarzasz co tydzień.
2. Zacznij od tych, które mają jasne reguły i wykonuje je wiele osób.
3. Ujednolij dokumenty: te same pola, ta sama kolejność, te same nazwy.
4. Trzymaj dane w jednym systemie, żeby nie przepisywać ich z arkusza do arkusza.
5. Grupuj czynności tego samego rodzaju w stałe okna czasowe, na przykład fakturowanie we wtorek rano.
6. Po miesiącu zmierz czas ponownie i zapisz wynik, żeby wiedzieć, czy poprawa jest realna.

Kontekst operacyjny: co zabiera najwięcej czasu

• Najwięcej czasu zabiera przepisywanie danych, szukanie dokumentów i wyjaśnianie różnic.
• Ujednolicone procedury skracają wdrożenie nowych osób.
• Czynność wykonywaną 100 razy w miesiącu opłaca się poprawić bardziej niż tę wykonywaną raz.
• Po zmianie procesu ponownie zmierz czas, żeby wiedzieć, czy poprawa jest realna.
• Przerwy i przełączanie się między zadaniami zjadają czas bardziej, niż się wydaje: łączenie podobnych czynności w bloki zmniejsza to obciążenie.
• Ustal, które czynności zostają ręczne celowo, na przykład kontrola dużych płatności. Nie każda kontrola to strata czasu.

Przykłady

• Na przykład comiesięczne fakturowanie 100 klientów: przygotowanie zajmuje godzinę zamiast trzech, bo dane klientów i stawki są już zapisane.
• Na przykład raport stanu magazynu ma stały układ, więc jego przygotowanie zajmuje kilka minut.
• Na przykład 200 zamówień z tygodnia przechodzi przez ten sam łańcuch dokumentów, bez ręcznego przepisywania.
• Na przykład zamiast rozliczać płatności po jednej, kilka razy dziennie, wyznaczasz jedno okno rano: dwie godziny tygodniowo mniej na przełączanie się między zadaniami.
• Na przykład sprawdzanie stanu przed każdym zamówieniem klienta zajmuje minutę, gdy stan jest w jednym systemie, a kilkanaście minut, gdy trzeba dzwonić do magazynu.

Najczęstsze błędy

• Poprawianie rzadkich czynności zamiast tych, które są wykonywane codziennie.
• Brak wzorców dokumentów, więc każdy pracownik przygotowuje je po swojemu.
• Brak pomiaru czasu przed i po zmianie.
• Likwidowanie kontroli, które chronią przed kosztownymi błędami, tylko dlatego, że zabierają kilka minut.

Jak pomaga 4softerp

• W 4softerp jeden dokument prowadzi do następnego, więc nie przepisujesz tych samych danych na każdym etapie.
• Dane klientów i pozycji dokumentów nie muszą być przepisywane do osobnego programu, bo faktury sprzedaży wystawiasz przez 4invoices.
• Magazyn, sprzedaż, zakupy i finanse w jednym koncie skracają czas szukania informacji.
• Import wyciągu bankowego w jednym pliku zastępuje ręczne przepisywanie przelewów, a przypisanie transakcji wykonujesz w tym samym systemie.